Procès verbal de l’assemblée générale extraordinaire du 27/01/2018
Fait à Le Pin le 09/08/2018 | Version 2, motif : mise en conformité auprès de l’administration française.
Dispositions administratives
Établissement du procès-verbal avec émargement de la liste des présents et vérification des pouvoirs par un membre du Conseil d’administration et un tiers
Liste des membres présents et représentés
Présents : Kévin Civy, Emilie Neyers, Eric Dubourg (via Skype), Yannic Buty (via Skype), Adrien Poteaux (via Skype).
Représentés : Sébastien Mège donne pouvoir à Yannic Buty pour le représenter.
Modification des statuts de l’association
Les statuts de l’association n’étant plus en adéquation avec les activités de l’association, nous avons proposé de les modifier, pour qu’ils soient en accord avec les activités de l’association. La présente assemblée extraordinaire a pour objectif de valider les nouveaux statuts. Les nouveaux statuts ont été publiés le 12 janvier 2018, et la convocation contenait un lien vers les statuts modifiés, ainsi que les statuts encore en vigueur.
Les statuts modifiés sont soumis à l’approbation de la présente assemblée.
Article 1 : constitution et dénomination
Nous avons simplement ajouté l’année « 1901 » pour préciser les dates d’effet de la loi et du décret régissant l’association. L’article 1 devient :
Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour dénomination : La Voix de Rokugan.
L’article modifié est validé à l’unanimité de l’assemblée.
Article 2 : Objet
L’objet de l’association a été modifié pour supprimer la mention de l’Asie, et ajouter le nom du jeu Legend of the 5 Rings.
L’article 2 devient :
La présente association a pour objet :
- L’animation, la création et la promotion d’activités culturelles, ludiques, de loisirs liées aux univers de fiction, et en particulier aux jeux Legend of the Five Rings;
- La participation directe ou indirecte de l’association dans toute manifestation pouvant se rattacher à l’objet social ou à tout objet similaire ou connexe.
L’article modifié est validé à l’unanimité de l’assemblée.
Article 3 : Siège
Pour raison administrative, il a été décidé d’ajouter l’adresse postale du siège social de l’association dans les statuts plutôt que de le faire figurer dans le règlement intérieur. L’article 3 devient :
Le siège social est fixé par le conseil d’administration. Il peut être transféré ailleurs sur simple décision de celui-ci.
Le siège social de l’association est situé à l’adresse suivante :
Association La Voix de Rokugan
Chez Emilie NEYERS et Kévin CIVY
9, chemin de la croix
77 181 Le Pin, FRANCE
L’article modifié est validé à l’unanimité de l’assemblée.
Article 4 : Durée
L’article 4 reste inchangé, il est validé à l’unanimité de l’assemblée.
Articles 5 : Membres et 6 : Adhésion
Ces articles sont fusionnés, et complétés pour préciser les différents statuts de membre, et les modalités d’adhésion.
Adrien Poteaux a suggéré l’ajout d’une clause qui a été validée à l’unanimité des présents. La phrase suivante a été ajoutée au nouvel article 5.
Le conseil d’administration peut refuser l’adhésion d’un membre à l’association. Il n’a pas à motiver sa décision.
Ils deviennent l’article 5 suivant :
L’association est ouverte à tous.
L’association se compose de membres actifs, de membres d’honneur, de membres du conseil d’administration et de membres du bureau.
Un membre actif, aussi appelé adhérent, est une personne physique ou morale à jour de sa cotisation annuelle. Il est convié aux assemblées générales pour lesquelles il dispose d’une voix délibérative. La qualité de membre actif s’acquiert en adhérant aux présents statuts et au règlement intérieur, et en payant la cotisation dont le montant et les modalités sont définies dans le règlement intérieur.
Un membre d’honneur est une personne physique ou morale que le conseil d’administration souhaite remercier pour ses contributions et services rendus à l’association. Il est exempté de cotisation. Il est convié aux assemblées générales pour lesquelles il dispose d’une voix consultative. Le statut de membre d’honneur s’acquiert au cours d’une assemblée générale, par proposition du conseil d’administration. La nomination est soumise au vote de l’assemblée. À moins qu’elle ne refuse la nomination, la personne devient alors membre d’honneur pour l’année civile qui suit directement l’assemblée générale de nomination.
Un membre du conseil d’administration est un membre actif, élu en assemblée générale pour diriger l’association pendant une année civile. Ses fonctions sont détaillées dans les présents statuts et dans le règlement intérieur.
Un membre du bureau est un membre du conseil d’administration nommé comme responsable légal de l’association. Ses fonctions sont détaillées dans les présents statuts et dans le règlement intérieur.
Une personne morale adhérant à l’association doit désigner un représentant pour recevoir les communications, assister aux réunions et assemblées, et voter en son nom.
Le conseil d’administration peut refuser l’adhésion d’un membre à l’association. Il n’a pas à motiver sa décision.
L’article modifié est validé à l’unanimité de l’assemblée.
Article 7 : Exclusion
L’article 7 devient l’article 6 : Radiation des nouveaux statuts.
Nous avons simplifié l’article, changé son titre, et retiré la possibilité d’appel qui n’a jamais été utilisée depuis la création de l’association, il n’y a plus non plus de date butoir qui n’avait pas une grande utilité.
L’article 6 devient le suivant :
La qualité de membre se perd :
- par la démission ;
- par le décès ;
- par la radiation prononcée par le conseil d’administration à la majorité ;
- Par le non renouvellement du paiement de la cotisation annuelle.
L’article modifié est validé à l’unanimité de l’assemblée.
Article 8 : Ressources
L’article 8 devient l’article 7 des nouveaux statuts.
Nous avons ajouté les « dons » dans les statuts, ils figuraient auparavant dans le règlement intérieur, ainsi que les ventes de produits commercialisés par l’association.
L’article 7 devient le suivant :
Les ressources de l’association se composent :
- des cotisations ;
- des dons ;
- des subventions des collectivités et établissements publics et autres associations ;
- des sommes perçues en contrepartie des prestations fournies par l’association ;
- des produits créés et commercialisés par l’association ;
- de toute autre ressource autorisée par les textes législatifs et réglementaires.
L’article modifié est validé à l’unanimité de l’assemblée.
Article 9 : Direction
L’article 9 devient l’article 8 des nouveaux statuts.
Le nombre de membres minimum du conseil d’administration est réduit à 2, pour éviter les problèmes si aucune troisième personne ne postule au poste. Le reste de l’article a simplement été reformulé.
L’article 8 devient le suivant :
L’association est dirigée par un conseil d’administration, de deux membres minimum élus pour une année civile lors d’une assemblée générale. La limite maximum du nombre de membres du conseil d’administration est fixée par le règlement intérieur. Les fonctions du conseil d’administration sont définies dans le règlement intérieur. Les membres du conseil d’administration sont rééligibles.
Le conseil d’administration choisit parmi ses membres, un bureau composé au minimum de :
- un président ;
- un trésorier.
Ces postes ne peuvent pas être cumulés.
Sur demande du président, d’autres postes peuvent être créés par le conseil d’administration. Ces postes sont alors détaillés dans le règlement intérieur.
L’article modifié est validé à l’unanimité de l’assemblée.
Article 10 : Conseil d’administration
L’article 10 devient l’article 9 : Réunions du Conseil d’Administration des nouveaux statuts.
Nous avons ajouté la possibilité de faire des réunions à distance, par téléphone ou internet compte tenu de l’éloignement des membres chaque année.
L’article 9 devient :
Le conseil d’administration se réunit sur convocation du président ou à la demande de la moitié de ses membres. Il peut organiser ses réunions physiquement, par téléphone ou par internet. Les réunions sont présidées par le président ou son représentant. Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage la voix du président est prépondérante.
L’article modifié est validé à l’unanimité de l’assemblée.
Article 11 : Assemblée générale
L’article 11 devient les articles 10 : Assemblée Générale Ordinaire, et 11 : Assemblée générale Extraordinaire des nouveaux statuts.
Il nous a semblé utile de préciser l’organisation et les pouvoirs de chaque assemblée. Nous avons ajouté la possibilité pour l’AGE de dissoudre l’association, pour éviter d’avoir à attendre la fin d’une année civile.
L’article 10 devient le suivant :
L’assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l’association à quelque titre qu’ils soient. L’assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an minimum.
Les membres de l’association sont convoqués selon les modalités fixées par le règlement intérieur.
Le président préside l’assemblée, assisté des membres du conseil d’administration, et expose l’activité de l’association durant l’année écoulée. Son bilan moral est soumis à l’approbation de l’assemblée.
Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan financier à l’approbation de l’assemblée.
Dans l’ordre du jour, il est procédé à l’élection des membres du nouveau conseil d’administration.
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés, et des suffrages exprimés par correspondance. Le règlement intérieur précise les modalités de vote.
Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.
Les fonctions des membres du conseil d’administration qui ne sont pas réélus prennent fin au terme de l’année civile afin d’assurer la transition éventuelle ; les fonctions des membres du conseil nouvellement élus commencent dès la fin de l’assemblée générale.
L’article 11 devient le suivant :
Si besoin est, ou à la demande de la moitié plus un des membres actifs, le président convoque une assemblée générale extraordinaire. La convocation à cette assemblée générale extraordinaire devra être envoyée quinze jours avant celle-ci. Les modalités de délibération sont les mêmes que pour l’assemblée générale ordinaire.
L’assemblée générale extraordinaire délibère exclusivement sur les questions posées à son ordre du jour. Elle peut modifier les statuts ou dissoudre l’association exclusivement sur proposition du conseil d’administration.
Les articles 10 et 11 sont validés à l’unanimité de l’assemblée.
Article 12 : règlement intérieur
L’article 12 a précisé le contenu du règlement intérieur.
L’article 12 devient le suivant :
Un règlement intérieur est établi par le conseil d’administration. Ce règlement fixe les points non déterminés par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.
L’article 12 est validé à l’unanimité de l’assemblée.
Article 13 : Dissolution
L’article 13 devient l’article 14 des nouveaux statuts.
L’article 14 clarifie les modalités de dissolutions de l’association. Il devient le suivant :
En cas de dissolution prononcée par une assemblée générale extraordinaire, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément à l’article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901. L’actif net ne peut être dévolu à un membre de l’association, même partiellement, sauf reprise d’un apport.
L’article 14 est validé à l’unanimité de l’assemblée.
Nouvel Article : Indemnités
Nous avons précisé le statut bénévole de l’association et de ses membres.
L’article 13 devient le suivant :
Toutes les fonctions, y compris celles des membres du conseil d’administration et du bureau, sont gratuites et bénévoles. Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat sont remboursés sur justificatifs, à l’approbation majoritaire du conseil d’administration.
L’article 13 est validé à l’unanimité de l’assemblée.
Nouvel article 15 : liberalités
Pour se mettre en conformité avec la loi, l’article 15 a été ajouté comme suit :
Selon l’article 6 de la loi du 1er juillet 1901, l’association s’engage à présenter ses registres et pièces de comptabilité sur toute réquisition des autorités administratives en ce qui concerne l’emploi des libéralités qu’elle serait autorisée à recevoir, à laisser visiter ses établissements par les représentants de ces autorités compétentes et à leur rendre compte du fonctionnement desdits établissements.
L’article 15 est validé à l’unanimité de l’assemblée.
Clôture de séance
La totalité des articles des nouveaux statuts ayant été validés par la présente assemblée, le bureau a imprimé et signé les nouveaux statuts.
Les démarches administratives relatives à la publication des nouveaux statuts sont confiées à Kévin Civy.
Compte rendu rédigé à Le Pin, le 09/08/2018, en présence des membres du bureau.
