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Règlement intérieur de l’association

Site internet

Le site internet accessible via l’url https://www.voixrokugan.org/ est la propriété de l’association La Voix de Rokugan. L’association finance son hébergement et la réservation du nom de domaine associé. Elle s’assure de son maintien en ligne et de son bon fonctionnement.

Il n’est pas nécessaire d’être membre de l’association pour utiliser le site internet.

Fonctions du conseil d’administration

Le conseil d’administration gère l’association au quotidien et son site internet. Il décide des projets à conduire et s’assure de leur suivi. Il peut nommer des responsables et détailler leurs attributions à travers le présent règlement pour mener à bien des projets spécifiques.

Projets, concours et événements

Le conseil d’administration nomme les responsables des projets, des concours et des événements de l’association et définit leurs fonctions. Au besoin, il vote les règlements associés. L’association peut participer à l’organisation d’autres projets, concours et événements que ceux qu’elle initie, si ces derniers sont en rapport avec son objet.

Sauf mention contraire dans le règlement associé, il n’est pas nécessaire d’être membre de l’association pour participer à un projet, concours ou événement organisé par l’association.

Réseaux sociaux

Le conseil d’administration gère le groupe Facebook suivant :
https://www.facebook.com/groups/voixrokugan

Le conseil d’administration gère le compte Twitter suivant :
https://twitter.com/voixrokugan

Le conseil d’administration gère le serveur Discord suivant :
https://discord.gg/UqSTG8z

Contact

Le conseil d’administration de l’association peut être contacté :

  • par courriel envoyé à l’adresse ca@voixrokugan.org ;
  • par courrier postal envoyé au siège social de l’association ;
  • par téléphone : +33 6 77 70 60 12.

Fonctions du bureau de l’association

Le bureau est tenu d’effectuer le paiement de l’hébergement et de la réservation du nom de domaine voixrokugan.org pour le compte de l’association.

Le bureau est le responsable légal de l’association. En conséquence, le bureau dispose d’un accès complet au site internet, y compris les parties privées ou restreintes (panneaux d’administration, messages privés, etc.). Il s’assure que le contenu du site respecte les règles de droit.

Toutefois, il ne pourra être tenu pour responsable des propos tenus par des utilisateurs du site et de son forum de discussion. Les propos tenus n’engagent que leurs auteurs. En cas de manquement aux règles de bienséance ou à la loi, par un ou plusieurs utilisateurs du forum, le bureau s’engage à intervenir directement ou indirectement pour masquer / supprimer / déplacer les messages offensants, et contacter les autorités compétentes.

Contact

Le bureau peut être contacté par courriel envoyé à l’adresse bureau@voixrokugan.org.

Cotisation, adhésion, paypal et dons

Cotisation

Le montant de la cotisation à l’association est fixé à six euros (6€).

Le paiement peut être fait :

  • par chèque à l’ordre de Association La Voix de Rokugan, envoyé au siège social, ou remis en mains propre à un membre du bureau ;
  • par Paypal via le bouton dédié sur le site : https://www.voixrokugan.org/association/
  • par virement sur le compte bancaire de l’Association.

Adhésion

Si la cotisation est versée entre le premier janvier (01/01) et le trente et un octobre (31/10), elle vaut pour une adhésion sur l’année civile en cours.

Si la cotisation est versée entre le premier novembre (01/11) et le trente et un décembre (31/12), elle vaut pour une adhésion sur l’année civile en cours et la suivante.

Paypal

L’association dispose d’un compte Paypal sur l’adresse courriel paypal@voixrokugan.org.

Dons

L’association accepte les dons d’argent et de biens meubles. Toutefois, les donateurs ne peuvent bénéficier de réduction d’impôt car l’association ne remplit pas les conditions pour être considérée d’intérêt général.

Le compte Paypal de l’association peut être utilisé pour recevoir les dons.

L’association pourra, si elle le désire, redistribuer les biens meubles dont on lui fait don, dans le cadre de d’événements ou concours organisés par elle.

Informations sur les membres

Lors de l’adhésion, l’association collecte des informations personnelles sur les membres, et en fait un traitement informatisé destiné à l’intendance de l’association. Les données collectées sont notamment : noms, prénoms, pseudonymes, adresses postales, adresses courriels et numéros de téléphone.

Conformément à la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée, chaque membre bénéficie d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui le concernent. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, le membre est invité à contacter le conseil d’administration par courriel ou par courrier recommandé avec accusé de réception au siège de l’association.

Afin d’être tenu informé des activités de l’association, et des convocations aux assemblées, chaque membre devra communiquer au conseil d’administration, tout changement d’adresse postale ou d’adresse courriel dans les plus brefs délais.

Postes supplémentaires

Poste de secrétaire

Le conseil d’administration peut nommer un secrétaire parmi les membres actifs. Le secrétaire de l’association a pour missions de tenir un procès-verbal de l’assemblée générale, ainsi que de tenir le fichier des adhérents à jour, et d’assurer les communications avec les adhérents.

Le secrétaire est tenu à une obligation de réserve compte tenu des données auxquelles il a accès, et de loyauté envers l’association et ses membres. Il s’engage à ne pas divulguer des données privées. En cas de besoin, il peut aviser le conseil d’administration ou le bureau.

La qualité de secrétaire se perd par :

  • la démission ;
  • le décès ;
  • la révocation prononcée par le conseil d’administration à la majorité.

Le poste de secrétaire est valable pour une année civile et est rééligible chaque année.

Poste d’administrateur du site internet

Le conseil d’administration peut nommer un ou plusieurs administrateurs du site internet parmi les membres. L’administrateur du site assure le bon fonctionnement de celui-ci, il est responsable du déploiement des évolutions techniques, des mises à jour graphiques, ainsi que de la correction des bogues éventuels. Compte tenu de ses attributions, l’administrateur du site dispose d’un accès complet au site, y compris aux parties privées et restreintes du site (panneaux d’administration, messages privés, etc.).

L’administrateur est tenu à une obligation de réserve compte tenu des données auxquelles il a accès, et de loyauté envers l’association et ses membres. Il s’engage à ne pas divulguer des données privées. En cas de besoin, il peut aviser le conseil d’administration ou le bureau.

La qualité d’administrateur du site se perd par :

  • la démission ;
  • le décès ;
  • la révocation prononcée par le conseil d’administration à la majorité.
Contact

L’administrateur du site reçoit les courriels envoyés à l’adresse webmaster@voixrokugan.org.

Poste de modérateur du forum de discussion

Le conseil d’administration peut nommer un ou plusieurs modérateurs pour assister le bureau dans ses fonctions de modération.

Le modérateur a un accès étendu au forum de discussion (il a accès à des zones restreintes du forum, ainsi qu’au panneau de modération). Il n’est pas nécessairement membre de l’association.

Le modérateur est tenu à une obligation de réserve compte tenu des données auxquelles il a accès, et de loyauté envers l’association et ses membres. Il s’engage à ne pas divulguer des données privées. En cas de besoin, il peut aviser le conseil d’administration ou le bureau.

La qualité de modérateur se perd par :

  • la démission ;
  • le décès ;
  • la révocation prononcée par le conseil d’administration à la majorité.

Précisions sur l’assemblée générale

Modalités de convocation

Les membres de l’association seront convoqués par courrier postal ou par courriel, envoyé à l’adresse renseignée dans le fichier des adhérents, un mois avant la date de l’assemblée générale ordinaire, ou quinze jours avant la date de l’assemblée générale extraordinaire.

Délibérations et votes

Les délibérations sont prises par toute méthode (vote public, vote à main levée, vote par correspondance ou assimilés) déterminée par le conseil d’administration.

L’élection des membres du conseil d’administration peut être faite à bulletin fermé non signé sur demande d’un membre présent.

Procuration

En cas d’impossibilité d’être présent à une assemblée générale, un membre actif peut se faire représenter par une personne présente, et lui donner procuration pour voter en son nom.

Voter par procuration impose de rédiger un acte dont l’auteur est authentifié afin de conférer à une autre personne le pouvoir de voter en son nom. Pour éviter que la procuration ne soit source de difficultés, il est conseillé de :

  • désigner le nom de la personne chargée du vote (mandataire) et d’indiquer le sens du vote souhaité pour chaque question inscrite à l’ordre du jour. Le pouvoir en blanc, c’est-à-dire la procuration ne comportant ni l’une ni l’autre des mentions n’est pas interdit mais a plusieurs conséquences : le mandataire devra être désigné par l’organe ou la personne chargée de recevoir les pouvoirs en blanc et de les répartir entre les membres présents, s’il y en a plusieurs, puis consentir à représenter le membre absent. De plus, c’est le mandataire et  lui seul qui décidera du sens à donner au vote ;
  • et, indiquer la date et l’assemblée pendant lesquelles la procuration est valable. De cette façon, si la procuration est donnée pour une assemblée en particulier, elle ne pourra pas être utilisée pour une autre et si elle est donnée pour plusieurs assemblées déterminées, elle sera aussi valable.  Ne pas l’indiquer ne rend pas la procuration illégale.

Lors d’une assemblée générale, chaque membre ne peut détenir plus de deux procurations, sauf dérogation expresse du président de l’association.

Élection du conseil d’administration

Lors de l’élection du conseil d’administration, le vote par correspondance est autorisé (incluant le vote par courriel depuis l’adresse indiquée dans le fichier des adhérents). Le vote par procuration est également admis.

Pour être élu, un membre doit se déclarer comme candidat, être apte et recevoir une majorité des voix exprimées non nulles.

Le nombre maximum de personnes pouvant faire partie du conseil d’administration est limité à dix. Dans le cas où plus de dix personnes seraient éligibles, seules les dix personnes ayant reçu le plus de votes favorables sont élues. L’assemblée générale procède à un tirage au sort pour départager les égalités.

Fait à Le Pin, le 11/01/2018