Ce mail a été envoyé à tous les adhérents, merci de nous signaler si vous ne l'avez pas reçu.
Convocation à l’Assemblée Générale Annuelle de « La Voix de Rokugan »
Madame, Mademoiselle, Monsieur,
Nous vous invitons à participer à la prochaine Assemblée Générale de l’Association « La Voix de Rokugan », qui se tiendra le 20 décembre 2008 à partir de 14h
À l’EPITA PARIS – Kremlin-Bicêtre (94) ou Villejuif (94)
NOTA : L’EPITA et son association de jeux, l’Antre, nous héberge lors de cette réunion. Les disponibilités de locaux ne sont pas encore actées. L’AG se déroulera à l’EPITA mais nous ne savons pas encore à l’heure actuelle si elle se déroulera dans les locaux de l’EPITA du Kremlin-Bicêtre ou de Villejuif. Pour information, les deux sites sont à 1.8km l’un de l’autre, et sur la même ligne de métro (le métro 7). Nous vous tiendrons au courant de l’adresse exacte immédiatement après que l’Antre nous ait informés des disponibilités des locaux.
MODALITES
L’AG se déroulera pendant l’après midi (possibilité de débordement en soirée).
Merci de prévoir une participation aux frais pour toute la nourriture « hors dîner » (expédition prévue en magasin pour ravitaillement en sucreries et boissons – merci d’envoyer un mail à la présidente pour signaler votre venue).
Nous nous organiserons sur place pour le dîner.
La nuit est réservée au jeu, avec un scénario proposé par Kakita Kyoko-hime sur le thème du mois de Hida (décembre).
Nous en profiterons aussi pour célébrer l’anniversaire de Mirumoto Hijiko, secrétaire actuel de l’association. Si vous avez également quelque chose à fêter n’hésitez pas à nous en parler.
La présidente de l'association présidera, assistée des membres du bureau, l'Assemblée Générale.
Cette assemblée sera amenée à discuter et à délibérer sur les questions inscrites à l’ordre du jour suivant :
ORDRE DU JOURSi vous désirez qu'un point, non inscrit à l'ordre du jour, soit traité à l'AG et ainsi ajouté aux questions diverses (point 8 ), merci de le signaler avant le 5 décembre.par mail à la présidente. Le CA se garde le droit de reformuler, de regrouper ou de rejeter les questions. En cas de rejet, il sera précisé le motif du rejet.
- Etablissement du procès verbal avec émargement de la liste des présents et vérification des pouvoirs par le secrétaire et un tiers
- Election du(es) scrutateur(s) et du secrétaire de séance
- Rapport moral annuel présenté par la présidente et le Conseil d’Administration Bilan par la présidente
- Bilan des activités régionales (rapports des taisa)
- Bilan du site et du forum par les administrateurs
- Bilan des évènements principaux (concours, tournois, rencontres nationales)
- Bilan sur les projets non encore aboutis
- Rapport financier annuel présenté par le trésorier
- Projets à venir – 2009
- Budget prévisionnel – 2009
- Débats sur les points 3 à 6 et votes des bilans
- Questions diverses
- Démissions des membres du Conseil d’Administration
- Election des membres du Conseil d'Administration
- Verre de l’amitié
CANDIDATURES AU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Les membres désirant présenter leur candidature aux postes du Conseil d’Administration (10 sièges à pourvoir) sont priés de se manifester avant le 5 décembre, par mail à la présidente.
Une liste des candidatures sera communiquée le 6 décembre à tous les adhérents, afin de permettre le vote par correspondance.
Si des candidats non annoncés se présentent lors de l'AG, la présidente se réserve la possibilité de demander soumettre ce vote à une consultation par correspondance de tous les adhérents dans les 15 jours suivant l’Assemblée Générale (jours pendant lesquels le CA reste tel qu’en 2008).
Les membres du Conseil d’Administration qui ne souhaitent pas se représenter sont priés de le faire savoir avant le 5 décembre par mail à la présidente. Après cette date, tout retrait sera considéré comme une démission.
Il est indispensable que les membres du Conseil d’Administration, les administrateurs et les taisa de régions aient préparé un bilan écrit de leurs activités tout au long de cette année. S'il advenait qu'ils soient absents, les documents devront être envoyés à leur procurateur.
PRESENCE, PROCURATION ET VOTE PAR CORRESPONDANCE
Compte tenu de l'importance de l'Assemblée Générale, il est souhaitable que vous soyez présent(e). Dans le cas où vous ne pourriez pas assister à l'Assemblée Générale ordinaire, nous vous proposons ci-joint une formule de vote par procuration. Vous serez ainsi représenté(e) par le membre de votre choix. Un même membre ne peut posséder plus de deux procurations, sauf dérogation accordée par la présidente sur demande expresse et justifiée.
Pratiquement :
Le 6 décembre, vous recevrez une liste de candidats au Conseil d’Administration ainsi qu’un bulletin de vote afin de vous permettre de vous prononcer par correspondance sur l’élection des membres du CA.
Tout autre vote sera réglé en AG grâce aux procurations (votes des bilans et questions diverses si le cas se présente).
Fait à Paris, le 19 novembre 2008
La Présidente Emilie ‘Hida Koan’ NEYERS
ANNEXE 1 : DISPOSITIONS LEGALES ET REGLEMENTAIRES
Tous les documents nécessaires à votre information (rapport du conseil sur les activités écoulées, compte d'exploitation générale, compte de pertes et profits, bilan, texte des résolutions proposées) sont tenus à votre disposition au siège social. Dans le cas où vous ne pourriez assister personnellement à la réunion d’AG du 20 décembre 2008, nous vous informons que vous avez la faculté de vous y faire représenter par un mandataire de votre choix (un autre membre de l’association muni d’un pouvoir régulier). Les résolutions proposées, ayant le caractère de décisions ordinaires, sont adoptées à la majorité simple des membres présents ou représentés. Nous vous rappelons enfin que tous les membres peuvent participer à l'assemblée générale.
ANNEXE 2 : PROCURATION
Je soussigné M./Mme .............................. donne pouvoir à M./Mme .............................. afin de me représenter à l'Assemblée Générale annuelle du 20/12/2008 de l'association « La Voix de Rokugan », afin de délibérer et prendre part au vote en mes lieu et place sur les questions portées à l'ordre du jour.
Fait à .............................. , le ..............................
Le Mandant Le Mandataire
NOTA : possibilité d’envoyer la procuration par mail avec en destinataires la présidente, le mandant et le mandataire.
