AG décembre 2007

[Kakita Inigin]

Bonjour,

voilà, nous devons légalement organiser une AG avant le 1er janvier 2007.
Habituellement, elle a lieu le premier week-end des vacances de Noël.
Le problème est le suivant : ces vacances commencent cette année le samedi 23 décembre (ou le vendredi 22 au soir).
Traditionnellement, nous faisons notre AG à l'EPITA Kremlin-Bicêtre (où il y a eu Objectif jeu les 14 et 15 octobre 2006 - salle du GN Vampire par Phébé et du poker, pour ceux qui y étaient).

La question de la date de l'AG est en effet bien embêtante...
Soit nous mettons l'AG le week-end d'avant (16 décembre), soit celui d'après (30 décembre...) ou bien un vendredi soir (au choix : 15/22/29).
Ou encore de l'avancer début décembre, voire fin novembre... (lors du GAME, dans 15jours? Si oui, il faut être OK avant la fin de semaine pour lancer la convocation).

Selon le temps disponible, nous chercherons à organiser quelques autres activités pour que le déplacement en vaille la peine (Un scénario mult-table ou une murder, par exemple).

Pour ma part, j'ai une préférence pour les dates suivantes :
* vendredi 22 décembre - au risque de perdre ceux qui ne peuvent pas partir avant le samedi midi.
* samedi 23 décembre - l'avant-veille de noël. C'est très prêt du couple 24-25 décembre et cela peut empêcher un paquet de personne.
* vendredi 29 décembre - tombe un peu à plat, entre noël et le jour de l'an. Par contre, il n'empiète sur rien et peu convenir à ceux qui passeront le jour de l'an sur Paris. Par contre embête ceux qui partent en vacances. De plus, je ne sais pas encore (mais a priori ça devrait aller) si l'EPITA sera ouverte à cette date.

Au final, c'est vous qui décidez selon vos préférences, dispo.
Les choix (non définitif) sont :
* vendredi 15 décembre
* samedi 16 décembre
* vendredi 22 décembre
* samedi 23 décembre
* vendredi 29 décembre
* samedi 30 décembre

Merci de vous prononcer, de proposer une alternative, ou autre chose. A la rigueur, autre part qu'à Paris? Je ne sais pas, je suis ouvert.

Il est aussi possible de faire une AG par internet (pour l'aspect légal) mais cela ne motivera personne et encore moins pour se présenter au Conseil d'Administration) ou pour proposer de nouvelles idées. Si nous choisissons d'en faire une par Internet, il faut alors de suite trouver une date ultérieure (max 1-2 mois et déjà c'est beaucoup) où nous organiserons une autre AG.

Voilà. La balle est dans votre camp.

Merci de répondre massivement et de faire passer l'information.
Je peux vous dire qu'il y a énormément à dire compte tenu du nombre d'activités potentielles que nous envisageons de lancer. Il y a aussi des choix importants quant à la forme et l'image de l'asso et du site. Et c'est aussi l'occasion de faire changer les choses ou de conforter des personnes dans leurs places (y'en a qui doute, d'autres qui se démotivent, etc.).
Traduction : votre présence, même en simple forumiste, est importante!


JBeuh, qui aimerait voir du monde lors de l'AG et ne pas se retrouver en formation réduite du noyau dur des ultra-actifs...

Bon je lance le sujet.

Premier point : date et lieu.
Après en avoir discuté avec lui, il suggérait le week-end (et je précise : à partir du samedi je pense) juste avant Noël, ce qui permet
- d'avoir tous les gens qui montent à Paris pour Noël
- de ne pas être bloqué par les travailleurs du vendredi
- de ne pas avoir de train à prendre tôt le lundi ou tard le dimanche pour bosser le dimanche.

Mais il serait bon qu'on aie le max de monde donc ...
Par ailleurs ça serait bien qu'on ne passe pas dix pages et trente jour à fixer la date. Nous sommes le 29 octobre.

Ensuite, le lieu. Si on peut sûrement reprendre la salle du Kremlin, ils (c'est le terme employé par notre daimyo, je suppose qu'il parle d'EC) seraient sur l point d'avoir une salle en centre-ville c qui serait bien aussi (simplification des transports). Détails ? sans référence aux détails de l'histoire.

Second point : qui pense venir ?
(Inigin, un)

Troisième point (Inigin, inexpérimenté en orga d'AG) : qu'est-ce qu'on a besoin d'organiser ?
- couchage
- nourriture
- programme des activités "autres" (JCC, jeux de plateaux, Gang of Four, parties JDR)
- planning précis (dépendant bien sûr de la date et des possibilités d'occuper la salle longtemps).

Qutrième point : tout ce que j'ai oublié ?

[JBX]

Je viens

[Isawa Yoshimitsu]

sauf impossibilité, je serai là.

A piori, la date qui me convient le mieux, c'est le we avant noel (because les cours sont finis, et aussi parce que Paris est sur ma route). Donc si ca se fait ce we là, je serai là.

Sinon, j'essayerai d'etre là

Pour ce qu'il y a à faire, je dirais réserver une salle (l'Epita c'est bien car choppable en métro. Après si on a mieux ben on prend), mais faut fixer la date pour ca.

Ensuite, au niveau couchage ben en général, y'a pas beaucoup de non parisiens donc ca pose pas trop de problemes. La solution envisagée si quelqu'un veut se reposer etant sac de couchage dans une salle (Okuma nous en a fait une brillante demonstration lors de la première AG). Après, je ne sais pas si on a les moyens de prevoir plus...

Niveau nourriture, ca serait bien que quelqu'un fasse les courses dans l'après midi, histoire qu'il y ait ce qu'il faut pour manger sur place (sandwichs, barres chocolatees, à boire etc...). C'est ce qui a été fait les autres années si mes souvenirs sont bons. Si ca se fait le samedi, je dois pouvoir en etre (des coursiers)

Niveau activité, ca serait bien qu'on ait un ou des masters (selon le nombre) de motivés. Perso, ca ne me dérange pas de masteriser, mais je n'aurai pas le temps de préparer un scénar... (et puis je ne dis pas non à jouer aussi ^^ )

Dernier point : il serait bon que l'AG ne commence pas trop tard le soir (histoire que ca foute pas la soirée en l'air derrière)


Yoshi

[JBX]

je suis toujours partant pour jouer, mais ne comptez pas sur moi pour maitriser !

[Kakita Inigin]

T'en fais pas des mj y'en aura ...

Inigin, en forme pour ça, et qui sent qu'il va dormir sur place rien que pour voir l'effet. Enfin, si y'a une partie le dimanche sinon dodo dans famille.

je crois qu'on s'oriente tranquilement vers une AG le samedi après-midi, c'est un bon choix (pour les raiosnévoquées plus haut et par le logicien du groupe)

[Shosuro Akae]

Serais pas là

[JBeuh]

Le local et la salle :
Il existe quelques possibilités :
* Kremlin-Bicêtre : à l'EPITA, comme d'hab. L'avantage, c'est que c'est du quasiment acquis. Nous sommes en bonne relation avec les gens de l'EPITA (si l'Antre existe encore) et avec Echec Critique (qui a repris le flambeau, je crois).
* Dans Paris XV-XVI° : Objectif Jeu y aura lieu cette semaine. Je vais essayer de prendre des contacts et des renseignements. Il n'empêche que cela me semble plus difficile (salle municipale, etc.) dans un cours délai. Et pour le "eux", c'est qu'avant Le Kollectif était fortement composé des membres de l'Antre.
* A Boulogne-Billancourt :(Je crois) Le TOC et d'autres asso y ont déjà obtenu une salle. C'est faisable. Je sais aussi que Tenebrae compte y faire son AG. Donc ça peut-être une piste. Mieux ou moins bien, je ne connais pas la salle.
* En dehors de Paris : C'est possible. Mais globalement, cela n'est jamais apparu comme pertinent. Nous pourrions déplacer l'AG lors de la rencontre annuelle. C'est une possibilité à creuser pour une prochaine année.

Le principal avantage de l'Epita est que nous connaissons les lieux, les environs (supermarché&co) et qu'il doit être possible d'obtenir du rab' si besoin était.
Le reste est plus "compliqué" dans le sens où rien n'est formalisé ni n'existe pour l'instant et que les environs me sont inconnus.

La date
Cette question revient régulièrement.
* Le dernier week-end avant Noël (samedi 22 décembre) : cette date a l'avantage de pouvoir faire se déplacer des personnes dépendantes des dates scolaires. L'inconvénient est le rapprochement avec Noël, cf. l'année dernière (samedi 23 décembre, d'où l'AG le vendredi soir, et le temps que tout le monde arrive, c'était déjà mort). L'avantage du samedi est que l'on peut organiser cela sur tout l'après-midi avec des ateliers/jeux/discussions/autre. Le vendredi soir réduit d'autant la durée des festivités (et pose le problème des éventuels cours le samedi matin dans la salle que nous occuperons).
* En semaine : si cela peut plaire à des parisiens, c'est aussi rédhibitoire pour des non-parisiens, excepté en période de vacances scolaires et encore. Je suis globalement contre.
* Un autre week-end : à chaque fois que la question a été posée, aucune date ne convenait mieux que cette de Noël. Eventuellement, il serait envisageable de tabler sur un jour férié la prochaine fois (1er novembre, 11 novembre) ou proposer une veillée de la Saint Sylvestre. Selon les avis.

L'organisation
L'AG en tant que tel
Il faut déterminer un ordre du jour précis.
Il serait bon que des questions soient détaillées auparavant, pour que les personnes puissent se faire une opinion préalable et qu'une réelle discussion s'engage, organisée (et non anarchique comme d'hab) et qu'elle soit réellement productive.
La remise d'un document ou la projection de donnée permettrait de rendre le propos plus digeste (notamment le bilan financier et le bilan moral). J'envisage personnellement réaliser un bilan à la fois des trois années d'existence de la Voix et de mon engagement, notamment en tant que président. Faire un point, avant que je passe le flambeau.
Il faut aussi prévoir la remise des lots du concours de scénario. Donc le petit cérémonial etc.

La logistique autour de l'AG
nourriture et boissons devront être prévues. Il faudra donc faire des courses et préparer des sandwichs etc.
Personnellement, je propose quatre possibilités :
* la buvette : Nous avons fait le coup deux fois, sans bénéfice, mais sans perte financière. Cela est convivial et permet de manger tous ensemble. C'est aussi une possibilité de renflouer les caisses si elle est bien préparée, mais aussi un risque de creuser un déficit. Cela demande d'être présent à coté et de faire de la vente. Les participants peuvent s'autogérer, mais tout de même. De plus, cela nécessite une caisse avec de la monnaie. Possibilité de prévoir un tarif préférentiel pour les adhérents.
* la formule ou PAF : C'est une possibilité qui me plait pas mal. Nous faisons payer une participation, équivalent à un forfait. Ensuite, c'est "open-bar" ou "libre service". Nous créons une caisse commune (soit prévue préalablement, soit sur l'instant, soit libre) et avec l'argent (budgétisé ou encaissé), on fait des courses. Cela ne fait pas de bénéfice, mais pas de perte et évite un sentiment de mettre la main à la poche en permanence. Plus convivial encore. Possibilité de prévoir un tarif préférentiel pour les adhérents. Problème : donne l'impression d'un filtrage.
* le restaurant : C'est une formule à demi-employée l'année dernière. Une partie est simplement allée manger dans un resto à coté. Plus cher en général, mais ça peut être sympa aussi.
* chacun pour soi : solution de facilité. Chacun se débrouille pour manger. On se retrouve avant ou après. Pas d'organisation ou de mutualisation par l'asso. Le plus simple, mais le moins élégant.

Pour ce qui est de prévoir un couchage, cela dépend des demandes et du local. A priori, à l'EPITA, nous devrions pouvoir assurer quelque chose si nous effectuons la demande assez tôt. Je pense que prévoir un duvet ne sera pas superflu.

Les activités
Plusieurs possibilités :
* Avant : On accueille les personnes avec des jeux, des parties, etc. et on fait l'AG le soir, après.
* Après : On fait l'AG, et après on organise des jeux.
Personnellement, je suis plutôt de l'avis de faire des petits jeux (sociétés/ateliers/autres) avant l'AG. De commencer l'AG vers 16h-17h et d'organiser une bonne grosse partie de JdR derrière. Une murder, un multi-table ou je ne sais quoi, mais si possible quelque chose pouvant inclure tous les présents à l'AG pour créer des liens (on a joué ensemble au même scénario etc.). J'y reviens plus bas.
* Sans : fonctionnel, utilitariste, mais froid. Ca a l'avantage de ne pas avoir à se casser la tête. Mais je suis contre, personnellement. La 1° AG fut très bien grâce au scénario à trois MJ qui a réellement donné du punch et motivé les présents.

Sur les activités en tant que tel :
* Jeu de rôle : je pense qu'organiser des parties est quasi-indispensable. Cependant, mieux vaut les faire après l'AG compte-tenu de leur durée. Il serait bon de faire un gros scénario, pas forcément trop long, mais impliquant toutes les personnes présentes à l'AG. Cela crée des liens. Je trouve cela important.
* Jeu de carte : je suis assez contre l'organisation d'un tournoi. Nous avions tenté le coup la première année, résultat, il y avait eu ségrégation. Nous n'avons vu qu'Okuma en biclassé roliste-cartiste après la fin du tournoi de carte. Par contre des parties informelles soit. Plutôt avant l'AG ou pendant la mise en place du JdR.
* Jeux de société : des petits jeux ou plus intenses, pourquoi pas, avant l'AG ou après si les personnes ne veulent pas faire le JDR. Cela me semble une bonne formule. Je vais relancer Nicolas Bongiu pour éventuellement bénéficier du jeu de société L5A s'il est enfin terminé... (c'est pas gagné, mais sait-on jamais).
* Ateliers culturels : il est possible de faire des petits ateliers culturels asiatiques, du genre de ce que propose classiquement le Clan Takeda. Soit nous les invitons, soit nous le faisons nous-même. Si nous les invitons, il faut quand même prévoir quelque chose de plus convivial et avec plus d'accès d'extérieurs et de "touristes". Mais pourquoi pas.
* Ateliers de travaux : des ateliers pour travailler thématiquement sur des questions que se pose l'association, permettant donc d'alimenter le débat lors de l'AG ultérieurement. C'est pas forcément tip-top, mais ça peut valoir le coup. Si des gens sont prêts à se prêter au jeu.

La publicité
La question se pose à plusieurs titres :
* vis-à-vis des adhérents : il faut les prévenir. Quel medium pertinent? Quels délais? Il faut envoyer la convocation au moins 15 jours avant.
* vis-à-vis de nos partenaires : s'ouvre-t-on à nos partenaires, comme le SdEN, Echec Critique, le Clan Takeda, la Compagnie Phénix, etc. ou pas? Et si oui, à quel point? C'est-à-dire est qu'on fait une simple information de bon voisinage ou bien une convocation plus officielle, les invitant à se prononcer sur divers aspects. Dans le deuxième cas, cela implique aussi davantage de logistique, etc.
* vis-à-vis des extérieurs : il s'agit là de voir si nous faisons une AG fermée, c'est-à-dire que la finalité est intégralement l'AG, que ne viennent que des personnes intéressées par la Voix de Rokugan ; ou bien si nous en profitons en tant que moyen de com' pour faire une petite manifestation sur Paris. La différence consiste en la publicité (magasin, etc.) ou en son absence. Et par conséquent aussi, dans les modalités d'accueil (buvette & co) et des activités proposées.

* * * * *

Voilà, je crois avoir globalement fait le tour de tout ce qui était à faire et à avoir en tête. Il y a d'autres éléments (mandats, procuration, etc.) mais cela rejoint la convocation.

Présent (merci de recopier la liste et d'insérer votre nom)
* Kakita Inigin
* Bayushinsei
* Isawa Yoshimitsu
* JBeuh


Merci.

JBeuh, qui fait le point...

[Kakita Inigin]

Réponse très rapide (et donc plus approfondie demain) :

pour le lieu en somme l'alternative la plus crédible est le XVI° (horreur!), et on attend OJ.

Pour l'OdJ : il y a les obligations statutaires/légales soit bilan moral et financier et quitus. Après si tu as prévu JBeuh de faire un bilan tri-annuel ça sera aussi l'occasion d'inclure un point "Projets non aboutis" (j'aurai une note de réflexion sur le Lexicon à présenter d'ailleurs)

S'il y a un cérémonial de remise des prix il faudra que les kuge ou les juges soient en kimono ?

Je suis personellement favorable au système de PAF (parce que bon, c'est ce que j'ai toujours vu faire aux deux rencontres annuelles passées et que j'en ai l'habitude dans d'autres cadres). A noter que pour le samedi ce sera moins cher que les rdv du 15 août. Par contre si on invite large ça fait un peu ségrégatif ou grégaire.
L'option d'aller tous manger en restau le soir présente deux désavantages :
- ça ne règle pas la question des trucs à grignoter au milieu et pendant les parties
- un restau ça prend un temps fou alors qu'on aura un emploi du temps chargé

Sur l'emploi du temps, on peut accueillir avec des bricoles (j'y reviendrai)depuis l'ouverture de la salle jusqu'à 16h (ou moins selon heures d'arrivée des gens), attaquer les travaux, les clore (sur ce point, que ça dure qu'une seule heure ça m'étonnerait) et passer aux parties.

Pour ce que j'ai appellé bricoles :
- faire des ateliers culturels c'est cool et flavour. Origami et haiku ? (Il faut qqn calé en origami et il faut que je sois sûr que qqn aie besoin de conseils en la matière).
- par contre des ateliers de travail ça demande une sérieuse préparation (pour en avoir plus qu'un et retransmettre correctement) et de décaler l'AG à plus tard.
- le JCC on peut faire des initiations.

pour le plat de résistance :
une partie impliquant tous les participants, si on est 8 ça se théorise si on est 15 je sais pas trop ... Inigin, newbie en multi-MJ.

(en fait c'est une réponse longue)

Pour prévenir les adhérents, sauf si une bonne âme veut griller son forfait, il me semble qu'il faut mailer ts les adhérents* dès qu'on a le tryptique (lieu, date et heure, ordre du jour) et au moins quinze jours avant (ça ce doit être légal ou statutaire et si ce n'est ni l'un ni l'autre ce devrait être au RI) ce qui nous laisse cinq-six semaines.

* et adhérents de l'an dernier s'ils veulent réadhérer à l'AG. Parce que les lettres en ce moment ...

pour nos partenaires (je parle des gens membres des assoces et structures) :
a) ils n'ont pas à se "prononcer" à l'AG sauf s'ils sont biclassés (pourtant c'est pas moi le juriste )
b) par contre à cette AG on va probablement formuler des bilans et hypothèses de partenariat/travail commun, et avoir un "éclairage autorisé" ne serait pas forcément un mal. Même s'il y a des méthodes pour avancer en aveugle sans faire n'importe quoi, donner pouvoir de négociation par exemple.
c) sur la logistique ça implique plus de monde et c'est tout (et prévoir peut-être des points de présentation des assoces dans l'OdJ)

pour l'extension aux extérieurs :
a) si on accueille du public ça va être le bronx ne serait-ce que pour des questions d'assurance et d'organisation effectivement
b) je n'ai rien contre le fait que quelques personnes intéressées par la Voix sans être adhérentes viennent voir comment on travaille et sur quoi, mais elles vont un peu s'ennuyer pendant l'AG (pour le reste du temps je ne m'inquiète pas) ca me rappelle qu'un de mes joueurs m'avait demandé des infos sur la Voix faut que je lui en reparle ...

[Hida Koan]

Je serais là.

[Banshee]

je...vous ferais la surprise comme d'hab

[JBeuh]

pour le plat de résistance :
une partie impliquant tous les participants, si on est 8 ça se théorise si on est 15 je sais pas trop ... Inigin, newbie en multi-MJ.

cf. ici : Scénario Multitable de Décembre
Il faut "simplement" trouver un scénario adapté/adaptable. De préférence avec une tendance courtisan (bien que de l'action soit possible) et sans révélations bouleversifiantesTM!
Au final, tout était fusionné en une grande table : 10 joueurs, 3 MJs et beaucoup d'interactions entre personnages. En gros, c'était une murder autour d'une table, quasiment.

pour nos partenaires (je parle des gens membres des assoces et structures) :
a) ils n'ont pas à se "prononcer" à l'AG sauf s'ils sont biclassés (pourtant c'est pas moi le juriste )

Si nous nous plaçons sur un plan purement juridique : ils n'ont pas de droit de vote. Par contre, nous pouvons leur accorder la parole, comme c'est aussi le cas pour les adhérents (une AG peut se faire sans donner la parole aux adhérents mais simplement leur demander de voter). Et rien n'interdit qu'ils viennent en simple observateur sauf si l'AG est privée.

b) je n'ai rien contre le fait que quelques personnes intéressées par la Voix sans être adhérentes viennent voir comment on travaille et sur quoi, mais elles vont un peu s'ennuyer pendant l'AG (pour le reste du temps je ne m'inquiète pas) ca me rappelle qu'un de mes joueurs m'avait demandé des infos sur la Voix faut que je lui en reparle ...

Cela peut aussi être le moyen de voir qu'il existe une association qui se bouge, qui a des projets et donc donner envie d'adhérer.
A mon sens, ce n'est pas si superflu que cela. Mais c'est un élément qui nécessitera un encadrement plus précis.

JBeuh, qui complète...

[JBeuh]

Bonsoir,

la date approche, mine de rien. C'est dans presque un mois!
Alors j'attends la fin de la semaine pour réserver la salle à l'Epita. Si quelqu'un est contre et/ou a une meilleure piste, qu'il se prononce vite!

Pour l'AG, nous allons préparer un ordre du jour et une convocation en bonne et due forme. Vous aurez tous les éléments à temps et, je l'espère, des informations pour ceux qui souhaitent voter par correspondance.

Je précise aussi que toute candidature au Conseil d'administration peut être soit annoncée publiquement (ici par exemple) soit par MP/courriel à un membre du CA, qui transmettra. N'ayez pas peur!

Vous pourrez régulariser votre adhésion sur place, pour ceux ne l'ayant pas encore fait.

JBeuh, qui informe...

[Kakita Inigin]

Très bien.

Juste un truc : actuellement la sncf est en grève et ils sont prêts à continuer jusqu'à Noël et plus. Si vous êtes optimistes sur leur capacité à tenir, prenez vos précautions pour aller à l'AG ...

Inigin, re-candidat au CA.

[Irazetsu]

Tu sais, les grévistes ils seront vite calmés à la fin du mois quand ils verront leur bulletin de salaire avec une semaine de paye en moins.
Si tu veux mon avis c'est là dessus que compte le gouvernement.

Enfin l'avenir nous dira qui avait raison.
Et puis t'as qu'à habiter Paris d'abord

[JBeuh]

Je croyais avoir écrit un message ici dernièrement...

Bon, donc :
* la salle, l'Antre est en train de voir ce qui peut être fait. Ils nous tiennent au courant (énorme merci à eux!)
* la partie de JdR, je viens de voir avec Inigin. Nous optons pour un format du genre de celui de la première AG. Cela devrait être un scénar politique à plusieurs échelons, des hautes sphères et des moins hautes. Il y en aura donc pour tous les goûts. Ce ne sera pas une murder (pas déguisement, présence de MJ réellement MJ et non pas organisateur) mais ce ne sera pas non plus une partie de JdR classique où l'essentiel se fait entre MJ et PJs. Là au contraire, les MJs encadreront et provoqueront les évènements. L'essentiel sera de l'interaction entre joueurs.

Je précise dors et déjà que nous recherchons quelques MJ volontaires pour participer à cette aventure. Il serait bon d'en avoir un ou deux qui aide(nt) Inigin. Merci de vous annoncer!

* les activités, rien de prévu pour l'instant. Mais j'aimerais avoir un planning comme suit : 14h-16h : petits jeux, accueil, discussion ; 16h-20h AG (pauses comprises) ; 20h-21h : miam-miamage ; 21h-plus soif : JdR.

* le repas n'est pas encore prévu. J'aimerais que vous me manifestiez votre préférence : buvette ; formule/menu ; resto ; chacun pour soi.

Je rappelle qu'il serait bon que je sache assez vite qui est OK pour être MJ et qui sera présent pour être joueur. Qu'on se prépare en fonction!

JBeuh, qui récapépète...