Modérateurs : Magistrats de Jade, Historiens de la Shinri, Membres du C.A., Membres du Bureau
(Projet de) Programme pour la Voix de Rokugan a écrit :
La Voix va se reconstruire sur de nouvelles bases. Il ne s’agit pas de faire simplement tabula rasa : pour reconstruire une dynamique, pour attirer des volontaires motivés, nous devons apprendre du passé. Des expériences que je peux tirer des années passées, quelques principes me semblent émerger.
En matière de projets, si abondance ne nuit pas, surabondance paralyse ; nous limiter à quelques projets d’envergure ou plus modestes, selon l’état de nos forces, me paraît plus que jamais indiqué.
-> Un programme annuel resserré, un Conseil d’Administration dont les membres s’occupent nominativement d’un projet, en évitant les surconcentrations entre peu de mains.
En matière de gestion de projet, avant de chercher des volontaires ou de se lamenter qu’ils se détournent de la Voix, il me semble qu’il faut leur proposer des lignes claires.
-> Un projet avant un appel à volontaires, défini en fonction d’un programme annuel
-> Ce programme doit être défini en fonction des souhaits des adhérents et non des rites répétés chaque année.
Enfin, le plus sûr moyen pour qu’un projet aboutisse, c’est que les volontaires puissent s’engager avec la certitude que le projet sera suivi et que d’autres, au Conseil d’Administration, feront tout pour qu’il aboutisse malgré les vicissitudes inévitables de l’engagement bénévole. A l’inverse, le meilleur moyen pour qu’un projet sur lequel beaucoup auront investi du temps se plante, c’est d’accepter de nous contenter de l’excuse facile « nous sommes des bénévoles ». C’est vrai, bien sûr ; mais le critère déterminant pour choisir le responsable d’un projet, ce doit être l’engagement à aller au bout malgré les contraintes.
-> Un suivi de projet par le CA, avec un bilan trimestriel ; deux responsables par projet, un Responsable Interne pour l’avancée du projet, un Responsable Externe pour la communication et le lien avec le CA.
Ce qui a fragilisé la Voix en 2009-2010, ce n’est pas tant l’implosion du Bureau (pour des raisons ô combien légitimes) que l’absence de solutions de rechange. La Voix a besoin de responsables qui savent déléguer, et de responsables qui sont là pour se faire déléguer.
-> Au président, son vice-président ; au trésorier, son vice-trésorier.
-> Un listing des compétences « particulières » des adhérent et administrateurs de l’Association (nous avons besoin de graphistes pour la mise en page, de webmestres, de webdesigners, de personnes au tempérament commercial, de chefs de projets, qu’ils aient cette compétence par leur travail ou par loisir).
-> Nous avons aussi besoin de ne pas laisser la quête de la perfection nous paralyser : nous sommes une association, pas un hôpital. Mieux vaut que des volontaires développent leur idée, même avec des petits accrocs, plutôt que la paralysie.
La Voix, et en particulier ses cadres dirigeants, a besoin de rompre avec l’enfermement qui a prévalu. Tour d’ivoire et œillères ne favorisent pas la bonne communication, et une mauvaise communication interne favorise la création d’œillères : sortons de ce cercle vicieux !
-> Replacer les principaux débats du Conseil d’Administration dans le forum ouvert aux taisa et aux responsables de projets, y compris les discussions sur la gestion des projets, la stratégie, etc.
Maintenant, un point de politique générale : je pense que la Voix doit être présente dans les salons et conventions liées à notre loisir. Cela suppose des équipes locales.
-> Des taisa aux responsabilités redéfinies, suivis par un responsable dédié, du matériel de convention, des liens CA-taisa renforcés par des conventions communes, des animations voxiennes durant les conventions. Costumes, stands cuisine japonaise, artisanat, poésie, simulations de combat, démos de jeu de cartes, vente de recueils, etc.
Je pense aussi que nous gagnerons à être connus des associations locales.
-> Une politique de partenariats, avec les associations locales comme avec les autres grandes associations nationales de jdr : invitation de l’Antre à la Partie de l’AG, relancer le projet de label « Voix de Rokugan » et de partenariats, mie en contact des adhérents de la Voix et des associations organisant des conventions (qui ont toujours besoin de bras et de MJ).
A propos des projets, je pense que la Voix adoptera un nouveau souffle si elle se concentre sur
a) quelques activités phares :
- développements des partenariats, que ce soit au niveau local ou national. Au niveau local, relation avec les associations, participation à des conventions (volontaires ?) ; au niveau national, co-organisation de la Coupe de France avec la Compagnie Phénix (et peut-être d'autres assos)
- amélioration de l'intérêt du site : outre quelques proposition rédactionnelles proposées ailleurs (Une campagne par clan, commentaires de scénarios officiels, avec ou hors du webzine), simplification des droits de rédaction et constitution d'une équipe (faire la même chose pour le site que pour le webzine), que faire de la 4° ? (convertir les adj, changer l'aspect visuel ?)
- en matière d’évènementiel : Coupe de France, 10 ans de la Voix, en réfléchissant à comment décentraliser un peu.
b) et sur le soutien aux activités « de routine », afin de faciliter celles-ci :
- soutien aux conventions : recensement des évènements sur le forum, bannières ignifugées, T-shirt, programme de participations et d’animations selon les disponibilités et les possibilités,
- évènements nationaux : Rencontre Annuelle, Assemblée Générale et Partie de l’AG,
- travaux liés au site : Carte de France des adhérents, compilation des recueils de poésie, annuaire de sites,
- publications : Recueil des Parchemins Secrets, Webzine, compilation des Nouvelles en POD (lulu.com) ?
A quoi s’ajoutent bien sûr toutes les activités de … suivi d’activité !
Cependant, les objectifs de la Voix ne doivent pas être définis par le seul président mais par tous les adhérents.
-> Un forum adhérent pour discuter des projets qu'ils aimeraient mettre en place, et du mode de fonctionnement qu'ils souhaitent pour l'association.
-> Une consultation des adhérents dès l’installation de la nouvelle équipe, puis avant chaque AG.
Ellyrion alias NicoEllyrion a écrit :Étant donné ma participation au RA de 2008, 2009 et 2010.
J'aimerais prêter mon concours au(x) futur(s) organisateur(s), de cette sympathique manifestation de la Voix. Cette année j'avais apporté mon aide et j'espère pouvoir aider les prochains motivés.
C'est une rencontre important,e selon moi, qui permet de se retrouver autours d'un intérêt commun, le jeux et L5R.
J'espère que cette année nous pourrons découvrir un nouvel endroit, après Grenoble, les Vosges et l'Ile de France, avant il y avait eu le sud et Limoge.