Le 23/12/2017 à Le Pin

I.             Dispositions administrative

• Établissement du procès-verbal avec émargement de la liste des présents et vérification des pouvoirs par un membre du Conseil d’administration et un tiers

Présents : Florent Touzeau Genty, Kévin Civy, Emilie Neyers, Eric Dubourg, Yannic Buty

Représentés : Adrien Poteaux (procuration à Kévin Civy), Frédéric Gérard (procuration à Emilie Neyers)

• Élection des scrutateur et secrétaire de séance : Eric Dubourg (scrutateur) et Yannic Buty (secrétaire)

II.           Bilan de l’exercice 2017

• Rapport moral annuel présenté par le président et le Conseil d’Administration : site, forum, évènements, projets non encore aboutis

Nombre d’adhérents : 49

La rencontre annuelle a eu lieu à Douzy et s’est bien passée. Nous avons eu 19 participants, nous avons dû refuser 2-3 personnes, faute de places disponibles.

Nous avons reçu un retour au sujet de l’utilisation de la licence L5R par rapport aux productions de l’association. FFG (US), détenteur de la licence, a dit ceci par email : « we will not allow people to sell anything using our IP (Intellectual Property), but we should have a formal policy regarding this by the end of January. »

Il nous est donc impossible, pour le moment, de constituer de nouveaux projets imprimés. Il ne semble pas y avoir de problème spécifique avec la mise à disposition d’aides de jeu au format PDF, tant que celles-ci sont distribuées gratuitement (et que nous respectons les copyrights), nous en saurons plus début janvier 2018.

Sébastien Mège a publié des scénarios (Secrets de famille etc.), et travaille sur un projet de recueil de scénarios (Esprit de famille)

Yannic Buty a recommencé à écrire pour Mamoru Kyotei Toshi et fait jouer 3 campagnes dans ce cadre cette année, pour playtest. Il a maîtrisé 5 parties à Octogones, toujours à Mamoru.

La v5 de L5R a été publiée par FFG, en version béta, Kévin CIVY a mis en ligne une application de tirage de dés utilisant le nouveau système (dispo sur le site).

Les démarches pour modifier le siège social n’ont pas abouti en 2017, elles seront relancées l’année prochaine.

Le site internet a été mis à jour, il est plus sécurisé, des scénarios ont été mis à disposition en début d’année, nous recevons des demandes pour finir la mise à jour des contenus (Bells of the dead, Cortège nocturne, Living Rokugan)

L’hébergement du site internet, et le nom de domaine ont été payés pour les 2 années à venir.

Nous avons lu la lettre de Sébastien Mège au conseil d’administration. Elle sera mise à disposition sur le site.

• Rapport financier annuel présenté par la trésorière

La trésorerie de l’association compte 6913.47€ sur le compte bancaire, et 1975,04€ sur le compte paypal de l’association.

Les dépenses de l’année : Cadeaux adhérents (dés), avance de réservation pour la Rencontre Annuelle, l’association a été remboursée par les participants à la Rencontre Annuelle. L’association a offert le ménage de la location aux participants. L’association a acheté la mise à jour du « bridge » pour l’année 2017, pour $40 (US), soit 35€, et 58€ pour l’hébergement.

• Vote des bilans et du quitus

Bilan moral : voté à l’unanimité (7 votes pour)

Bilan financier : quitus voté à l’unanimité (7 votes pour)

III.          La Voix de Rokugan en 2018

• Projets à venir – 2018

Recueil 4 : sortie en PDF. Travail sur la mise en page à la première semaine des vacances de février.

Mamoru Kyotei Toshi : sortie en PDF, deux ou trois fichiers à prévoir compte tenu du volume de textes.

Esprit de Famille : sortie en PDF à prévoir dans le courant de l’année.

Projet Histoires de jeter un œil, recueil de scénarios en cours de rédaction par Sébastien Mège, l’association soutient le projet.

Conventions : invitation pour faire du jdr au Kotei Paris (9, 10 et 11 mars 2018 à l’espace Charenton) – recrutement de MJ auprès de la Ligue Ludique; Yannic à Ludesco le 17 mars, à Orc’Idée le 7-8 avril ; Octogones du 5 au 7 octobre

Rencontre Annuelle : plus grand pour 2018 ? (Entre 22 et 25 personnes) du 11 au 18 août, nous recherchons une location disponible, pour un budget den 130€ maximum par personne pour la durée du séjour.

Publication des scénarios de v1, où en sommes-nous en terme de droits ?

Budget prévisionnel – Cadeaux d’adhérents, 40€ de frais pour l’entretien du site web

• Questions diverses

Changement du siège social : nous réenclenchons les démarches pour mettre à jour le siège social de l’association. Celle-ci est est désormais domiciliée au 9, chemin de la Croix 77181 Le Pin – approuvé à l’unanimité (7 votes pour)

IV.         Administration

• Démission des membres du Conseil d’Administration
• Élection des membres du Conseil d’Administration 2018 par les membres 2017

4 candidats : Emilie Neyers, Kévin Civy, Yannic Buty, Sébastien Mège, élus à l’unanimité (7 voix).

• Clôture de l’Assemblée générale et verre de l’amitié

Le Bureau 2018 est reconduit tel qu’en 2017.

Le Conseil d’administration a nommé le bureau suivant pour l’année 2018 :

• Kévin Civy, président
• Emilie Neyers, trésorière
• Yannic Buty, secrétaire

Les administrateurs du site et du forum, et les modérateurs conservent leurs postes.

Rédigé à Le Pin, le 23/12/2017 en présence des membres du bureau.