Modérateurs : Magistrats de Jade, Historiens de la Shinri, Membres du C.A., Membres du Bureau
compte-rendu de l'assemblée générale a écrit :Assemblée générale 2010
Compte-rendu de séance
Par Mirumoto Hijiko
Assemblée générale de la Voix de Rokugan, en date du 18/12/2010
Ouverture
Emargement
Etablissement du procès verbal avec émargement de la liste des présents et vérification des pouvoirs par le secrétaire et un tiers.
Membres présents :
- Hida Koan (Présidente)
- Matsu Roro (Trésorier)
- Mirumoto Hijiko (Secrétaire)
- Akodo Hao (CA)
- Banshee (CA)
- Irazetsu (CA)
- Isawa Yoshimitsu (CA)
- Nelim (CA)
- Samarco no Oni
- Shiba Irotori
- Ellyrion
- Kakita Inigin
- Matsu Aiko
Invités :
- Gaëtan (Antre Epita)
- Kakita Ben (Président d’Opale)
Membres représentés :
- Ashidaka Kenji (Inigin pour vote CA et autres)
- Doji Satori (Yoshimitsu pour vote autres)
- Fred Boutin (Koan pour vote autres)
- Gap (Yoshimitsu pour vote CA et autres)
- Hida Matsuura (Banshee pour vote CA et autres)
- Hervé Daire (Koan pour vote CA et autres)
- Iuchi Mushu (Aiko pour vote autres)
- JBeuh (Yoshimitsu pour vote CA et autres)
- Kojiro (Koan pour vote CA et autres)
- Shinjo Tanigawa (Koan pour vote CA et autres)
- Shosuro Akae (Koan pour vote autres)
Election du scrutateur et du secrétaire de séance
Scrutateur : Matsu Roro
Secrétaire de séance : Mirumoto Hijiko
Rapport moral annuel
Rapport moral annuel présenté par la présidente et le Conseil d’Administration.
Bilan par la présidente
Adhérents :
Nous avons 66 adhérents en 2010.
33 adhérents participent à l’assemblée générale :
- 13 présents ;
- 13 votants par mail ;
- 7 votants par procuration.
Communication :
L’association a connu différents problèmes de communication cette année. Nous avons relevé les points suivants :
- Pas de lettre ou de mail aux adhérents ce qui implique une mauvaise visibilité sur les actions de l’association. Proposition : faire une lettre bimestrielle aux adhérents.
- Mauvaise communication dans le sens adhérents CA : nous remarquons que l’adresse mail du CA n’est pas utilisée pour contacter l’association. Proposition : copier l’adresse mail du CA dans tout mail aux adhérents.
- Un seule personne chargée de la communication n’est pas suffisant. Proposition : il faut une équipe ou un responsable pour chaque forum avec lequel l’association communique, et de préférence une personne qui fréquente ledit forum.
Bilan des activités régionales (rapports des taisa)
Nota : Samarco no Oni est disponible pour se déplacer en région ponctuellement.
Concernant le poste de Taisa : il faudrait formaliser aux Taisa leurs fonctions et leurs pouvoirs.
Rapport du taisa de Normandie :
Rapport de Kakita Kyoko, posté sur le forum.
Situation en Normandie :
- 2 régions administratives, 5 départements,
- Région enclavée, en particulier la Basse-Normandie
- Peu d'autoroutes ; liaisons ferroviaires hasardeuses et souvent extrêmement longues ; pas de système de RER pour relier les villes limitrophes (le TER n'est malheureusement pas comparable).
- Une seule solution pour se déplacer : la voiture, ce qui augmente fortement les coûts de transport,
- 8 clubs dont 5 en Haute-Normandie,
- 1 taisa, aucun chui depuis le départ de Shinkage. Kyoko a loupé la première convention organisée par le club du Havre parce qu’elle n’était pas disponible. Besoin d'environ 3 personnes pour assurer l’ensemble des conventions de la région.
Les conventions connues :
- Caen, Rouen, Le Havre,
- festival médiéval bi-annuel Cidre & Dragons pendant lequel l'association de Caen fait jouer,
- une foultitude de festivals médiévaux pendant lesquels il serait sans doute possible d'intervenir (il faudrait passer par les clubs pour cela).
La région et la Voix :
En fait, les gens rencontrés en convention et lors des différentes manifestations ne connaissent pour la plupart pas l'association. Quand ils la connaissent, ils sont au mieux consommateurs des documents en téléchargement et ils s'en foutent, au pire ils se montrent particulièrement réservés à propos des débats qui ont lieu sur le forum. Pour simplifier, ils ont le sentiment d'être stupides face à certains puits de science et aux avis tranchés qui sont émis, et souvent la trouille d'être jugés s'ils y prennent la parole.
Il est difficile quand on est seul au milieu d'une convention de discuter et d'expliquer, de présenter les choses autrement et de faire changer d'avis des gens quand on doit mener une ou plusieurs parties. On peut parfois trouver des MJ de dépannage lors de manifestations particulières mais ils ne font pas partie de l'association, ne désirent pas en faire partie et ne sont là que parce qu'ils ont accepté de rendre service au taisa.
Les joueurs de L5R ici font quelques parties de temps de temps (pas de difficulté à remplir les tables), s'intéressent aux nouvelles éditions et se tiennent au courant des sorties mais ne sont pas suffisamment fans du jeu pour se décider à faire partie de la Voix ou s'investir plus avant dans une structure qui ne se consacre qu'à un seul jeu. Et sans appui supplémentaire, je ne peux faire ni pédagogie ni prospection efficace. Je pense que les choses pourraient changer si on était un peu plus que moi toute seule mais à part JBeuh, le nombre d'adhérents de la Voix prêt à bouger ici est nul.
Rapport du taisa de l’Est :
Rapport de Doji Sayuri pas encore arrivé.
Rapport de l’activité parisienne :
- Rencontres Rôlistes de l’X en mars 2010 (91) : un intervenant.
- Descartes en Jeux 3 (77) : trois intervenants.
- Rencontre Annuelle (77) - Play-test d’un jeu de plateau L5R par Hiruma Kiwi.
Rapport de l’activité autre :
Orc’idées (Suissse) avec les bi-classés SDENIEN
Bilan du site et du forum
Rapport par Irazetzsu. Deux gestions dissociées : site et forum.
L’hébergement coûte 36€/an, avec un nombre de bases de données illimité (2 Go).
Rapport sur l’administration du forum de la Voix de Rokugan
Le forum utilise PHPBB en version 3.0.7-PL1.
La mise à jour vers la version 3.x a été effectuée par Tetsuo et Irazetsu fin 2009. Depuis, le forum est régulièrement mis à jour.
L’administrateur du forum en 2011 devra passer la mise à jour 3.0.8 qui est sortie fin novembre en français.
Administration du forum
L’administrateur du forum a accès à tous les forums et peut lire éditer et supprimer tous les posts qu’ils soient dans les parties publiques ou réservées à certains groupes.
Il ne peut pas lire les MP.
Rapport sur l’administration du site VoixRokugan.org
Irazetsu assure la fonction de webmaster depuis 2006. Il avait à l’époque l’envie de dynamiser le site de la voix en faisant évoluer la plateforme vers quelque chose de plus facile à administrer. C’était également l’occasion d’afficher le logo de l’association sur le site. Il a donc conçu une charte graphique qui soit un mix entre l’ancien site, le nouveau logo et la 3ème édition du jeu de rôle qui sortait en français à cette époque.
Système
Le site utilise le CMS Joomla en version 1.0.15 Stable FR.
Mise à jour
Cette version est un peu datée, et il est conseillé de passer en version 1.5 de Joomla l’année prochaine. Cette mise à jour n’a pas été effectuée jusqu’à présent parce qu’il n’existait pas d’installation automatisée. C’est désormais le cas.
http://docs.joomla.org/Migrating_from_1 ... 1.5_Stable
La structure technique est véritablement différente entre les 2 versions de Joomla, le CMS a été entièrement ré-écrit entre ces 2 versions, il ne s’agit pas d’un simple copier/coller de fichiers.
La version 1.6 de Joomla sortira bientôt. Il vaut mieux passer le site en version 1.5 avant.
Module FranceMap, carte de France des Adhérents
Jusqu’à présent, nous utilisions le script FranceMap pour afficher la carte de France des Adhérents, je pense qu’il est préférable d’utiliser le composant gratuit Joomla GMapFP. Plus performant et plus facile à administrer. Il permettra de localiser membres, association et/ou magasins partenaires sur une même carte avec beaucoup plus de précision et de facilité que ne le permet FranceMap.
Actuellement, seul un administrateur de la base de données peut mettre à jour France Map
Avec le composant GMapFP, tout se fait depuis l’interface d’administration du site joomla, il est même possible d’offrir la possibilité aux visiteurs d’enregistrer des adresses sur la carte.
Lien entre le site et le forum, bridge joomla-phpbb
A l’époque de la mise en place de joomla il avait été évoqué la possibilité de lier directement le site et le forum. Finalement ça n’a pas été le cas pour les raisons suivantes :
- Le « Bridge » n’était pas stable techniquement. Certaines pages auraient cessé de fonctionner (popup et MP)
- Il y avait un risque de perte de données (comptes utilisateurs, messages)
- Il n’était pas possible d’avoir une gestion des droits différente sur le site et le forum
- Cela impliquait d’offrir un compte à tous les utilisateurs du forum et nous empêchait d’offrir un espace privilégié sur le site aux membres officiels de l’association. (Les comptes utilisateurs étant liés, il n’était pas possible d’avoir une gestion de droits différente entre site et forum). Or l’association a toujours souhaité jusqu’à présent laisser garder ses distances par rapport au forum, et garder deux systèmes de fonctionnements séparés.
- Cela impliquait de changer la façon de s’enregistrer et de s’authentifier sur le site
- Authentification par le site uniquement une fois le bridge en place.
Il est possible qu’il existe depuis un bridge stable compatible avec la version 1.5 de joomla.
Changement de la charte graphique site, style 4ème édition
Aucun graphiste ne s’est proposé jusqu’à présent pour offrir un lifting au site/forum.
Tant que le site et le forum ne sont pas liés, une telle migration oblige à 2 intégrations graphiques (une pour le site, une pour le forum).
Dans tous les cas, il faudra décliner cette charte graphique pour les envois d’emails au format HTML (missives impériales).
Etendre les droits d’accès en modification du site
Cela a déjà été tenté par le passé et ce fut un échec.
Joomla est un outil puissant et polyvalent, mais sa polyvalence est son principal défaut.
Le CMS propose de nombreuses façons d’atteindre un résultat unique. Si on donne le contrôle à 2 utilisateurs, on peut être sûr qu’ils atteindront un résultat visuel quasiment identique en utilisant des méthodes radicalement différentes. Cela n’est pas dérangeant sur le moment mais cela pose un véritable problème lorsque l’on souhaite mettre à jour le site.
Qui avait effectué la mise à jour ? Comment s’y était-il pris ? Est-ce que je peux utiliser sa méthode ou est-ce que j’utilise la mienne « qui est mieux » ?
Avant d’ouvrir les vannes du site, prévoir une formation des « éditeurs », et même une méthodologie pour les mises à jour.
Listes de diffusion
Les listes de diffusions ca@voixrokugan.org, bureau@voixrokugan.org, etc. sont administrées depuis l’hébergement. De même pour les adresses concoursX@voixrokugan.org.
L’hébergeur actuel est ophos.com, je donnerai au prochain bureau les identifiants de connexion et de gestion de l’hébergement. A eux de les transmettre au webmaster chargé d’administrer le site.
Mailings au format HTML
Nous utilisions l’interface « Mass Mailing » de Joomla pour envoyer les mails. Cela implique qu’il faut l’assistance d’un webmaster pour envoyer un mailing au format HTML (avec la belle mise en forme des mailings). Dans le cas contraire, les mails massifs pourront uniquement être envoyés au format texte. Nous utilisions les modèles dreamweaver pour réaliser les mailings de type « missive impériale ».
Il existe des composants joomla permettant de faciliter l’envoi d’emails mis en forme, mais aucun de ceux que j’avais essayé à l’époque, ne s’est révélé efficace.
Droits d’administrations
La gestion des droits de Joomla est telle qu’un utilisateur doit être Super Administrateur pour pouvoir modifier la structure du site et effectuer la plupart des opérations de maintenance. Un super administrateur a accès à tout le site, et a le droit de tout modifier sur le site. Il sera donc impossible d’empêcher à l’administrateur d’accéder aux données réservées des membres (à l’exception du mot de passe). Un administrateur aura des droits étendus sur le site, même s’il n’est pas membre de l’association. Il n’est pas possible de faire autrement.
Il existe différents niveaux de droits d’administration de Joomla, certains utilisateurs ne peuvent qu’ajouter du contenu, tandis que d’autres peuvent le modifier le mettre en ligne, et surtout le valider pour qu’il s’affiche en ligne. Pour plus d’information, reportez-vous à la documentation Joomla.
L’administrateur du site sera par extension administrateur de la base de données. Via l’interface de gestion de la base de données (phpmyadmin) il aura accès à toutes les données du site et du forum. Y compris les données privées, et à l’exception des mots de passe qui sont cryptés dans joomla comme dans phpbb.
Choisissez quelqu’un de confiance, et demandez-lui d’effectuer des sauvegardes régulièrement (des bases de données du site ET du forum).
Bilan des évènements principaux
Concours de scénarios
Nous avons eu 7 scénarios primés. Avec 8 participations pour 6 auteurs, c’est en baisse par rapport à 2009 et par rapport à 2008. Plusieurs explications avancées :
- Les auteurs récurrents sont partis sur autre chose
- Proposition de ne pas faire de concours en 2011.
La disposition responsable concours / responsable jury fonctionne bien (palliatif en cas de souci de l’un ou l’autre). Ce modèle est à continuer sur les autres projets.
Remarque sur la constitution du jury : c’est le président qui propose et le CA qui décide. Si des adhérents veulent y participer, il faut qu’ils se manifestent. L’association propose de faire un message dans ce sens.
Recueil
Le recueil 2009 est en cours, mais il n’y a quasiment pas de dessin. Il faut poster tous les dessins des anciens recueils dans la galerie du site. Irotori souhaite être responsable de cette galerie.
Afin de palier au retard et au manque de scénario du concours 2010, nous proposons de faire un doublon avec le recueil du concours 2010, le prochain recueil sera donc plus gros (16 scénarios).
Anciens recueils :
- Proposer les anciens recueils sous forme de goodies : clé USB (~6€). A étudier.
- La vente des anciens recueils en PDF est fortement déconseillée.
Rencontre Annuelle (77)
Cette année, la rencontre a souffert du mauvais temps, ce qui fait qu’on a passé beaucoup de temps à jouer à des jeux de société.
Pour les années suivantes, les critères les plus importants pour choisir le lieu de la rencontre annuelle sont (par ordre décroissant) :
- la faisabilité, c’est-à-dire le fait que la rencontre ait lieu ;
- la convivialité ;
- le prix ;
- les facilités d’accès (train, transports en commun)
Pour l’année prochaine, on peut partir sur les trois idées de projet suivantes :
- Normandie ;
- Toulouse ;
- Limousin (Yoshimitsu).
Vote du bilan moral
Bilan moral approuvé à l’unanimité.
Rapport financier annuel
Rapport présenté par le trésorier.
Solde des comptes 2009 = 1743,19€.
Solde des comptes 2010 = 3819,16€.
Ces bons chiffres s’expliquent parce que nous n’avons pas fait de recueil (~2000€) et par les bonnes ventes du 3ème recueil.
66 adhésions =396€, -5% par rapport à 2009.
Forum trésorerie à utiliser sans modération par le trésorier (meilleure visibilité d’une année à l’autre).
Budget prévisionnel
- Recueil
- T-shirts
- Goodies
- Sunda Mizu Mura (souscriptions à venir)
- Idées : mécénat.
- Coupe de France
- Affiches et flyers (asso, Coupe de France, Recueil, Sunda)
Vote du bilan financier
Bilan financier approuvé à l’unanimité.
Projets à venir – 2011
Recueil
C’est la priorité pour 2011. l’association propose un Bi-Recueil 2010-2011 avec éventuellement mettre un encart d’adaptation pour la 4ème édition.
Ashidaka Kenji, Kakita Inigin sont volontaires pour la relecture. Il faut un chef relecteur pour standardiser la relecture. Koan est volontaire pour la mise en page.
Concours de scénario
Avis défavorable suite à la pénurie de candidatures et au fait que le recueil 2009 n’est pas terminé.
Activités périodiques
Pour plus d’impact, l’association propose de grouper les activités sur une journée. Ainsi, la matinée pourrait être consacrée à une sortie culturelle, l’après-midi à une activité périodique et le soir à une partie de JDR.
Activités envisagées :
- Sous forme de mini-concours (clans/mois, PNJ) ;
- IRL ;
- DFF ;
- soirée-enquête à la Rencontre Annuelle ;
- Mettre en place le module de commentaires des scénarios dans la section Adhérents / Téléchargement.
Dix ans de la Voix de Rokugan
En 2011, la Voix de Rokugan fêtera ses dix ans d’existence. A cette occasion, l’association propose de monter un projet qui s’étalera sur toute l’année. Ellyrion se propose pour piloter le projet. Le but est de proposer des concours courts.
Voir le sujet dédié sur le forum Organisation de Manifestations.
Webzine
Afin de relancer le webzine, l’association se propose de découper le webzine en plusieurs parties.
1. parution de l’article
2. parution du scénario (récupérer des anciens articles / scénarios)
3. parution de l’activité liée au webzine
Coupe de France
Ashidaka Kenji se propose pour mener le projet. Il dispose d’une équipe complète et rôdée. Le site disponible et l’impression des scénarios est facilitée par un contact local. Il manque des dessinateurs et les contacts AEG / Edge.
A l’instar du concours de scénarios, il y a nécessité d’avoir un responsable communication externe/interne. Le règlement et modalités sur la compétition sont à définir.
Une idée a été envisagée : la possibilité de se coordonner avec le projet Sunda Mizu Mura.
Edition de nouvelles
Ce projet d’édition est pilotée par Aiko et Mushu. Actuellement, une trentaine d’éditeurs ont été contactés, mais il n’y a pas de réponse positive pour l’instant. Si ça ne marche pas, on se tournera vers l’auto-édition (souscriptions).
Ce projet est autonome, mais pourrait bénéficier du soutien de communication de l’association. Attention à l’aspect légal par rapport à AEG / Edge.
Communication
Afin d’améliorer la communication entre adhérents, l’association propose plusieurs actions :
- utiliser un Forum Adhérents. Le forum est déjà créé, il faut un modérateur ;
- créer un Brainstorming par projet sur le forum ;
- remettre en place la lettre aux adhérents (liste à jour). Faire la diffusion couleur avec les adhérents ;
- organiser des réunions d’informations régulières entre le CA et les chefs de projets ;
- cibler les compétences des membres.
Questions diverses
La Fondation du bénévolat propose une assurance gratuite. Peut-on se renseigner au cas où on en est besoin pour nos activités ?
L’association Opale propose de créer un village rôlistique lors du prochain Monde du Jeu. Le projet n’est actuellement qu’à l’état de brainstorming, mais est-ce que la Voix de Rokugan participera ?
Conseil d’administration
Démissions des membres du Conseil d’Administration
Tous les membres du Conseil d’Administration 2010 démissionnent. Yoshimitsu, Banshee et Kévin ne se représentent pas.
Élection des membres du Conseil d'Administration
Les votes des adhérents se sont répartis comme suit :
Nom Oui Non Absention
JBeuh 24 3 5
Hijiko 24 4 4
Inigin 14 10 8
Nelim 22 3 7
Roro 29 2 1
Kyoko 13 7 12
Ellyrion 22 1 9
Matsuura 24 3 5
Kenji 22 4 6
Samarco no Oni 15 8 9
Sayuri 5 14 13
Koan 31 1 0
Aiko 28 1 3
Hao 7 12 13
En conséquence, le Conseil d’Administration 2011 est composée des personnes suivantes :
- JBeuh ;
- Hijiko ;
- Nelim ;
- Roro ;
- Ellyrion ;
- Matsuura ;
- Kenji ;
- Samarco no Oni ;
- Koan ;
- Aiko ;
Élection du bureau
Roro est élu trésorier (9 pour, 1 abstention).
Koan est élue présidente (9 pour, 1 abstention).