Convocation a écrit :Madame, Monsieur,
Nous vous invitons à participer à la prochaine Assemblée Générale de l’Association « La Voix de Rokugan » (AG), qui se tiendra le samedi 20 décembre 2014 à partir de 14h en région parisienne (localisation précisée sur le forum).
1 MODALITÉS
L’AG se déroulera pendant l’après-midi (possibilité de débordement en soirée).
Des boissons et sucreries seront à disposition.
Nous nous organiserons sur place pour le dîner, en essayant de manger japonais dans l’un des restaurants des environs.
La nuit est réservée au jeu.
1.1Participations financières
Prévoir la participations aux frais de bouche (quelques euros), et le coût du diner (15-20 euros).
1.2 Réponses attendues de votre part
Si vous venez, merci de confirmer votre présence à l’AG.
Si vous prévoyez de venir (ou de ne pas venir) à la partie de L5A nocturne, merci de l’indiquer également afin que l'on puisse s'organiser au mieux.
*
Le président de l'association présidera, assisté de la trésorière, l'Assemblée Générale.
Cette assemblée sera amenée à discuter et à délibérer sur les questions inscrites à l’ordre du jour suivant :
2 ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE 2014 DE LA VOIX DE ROKUGAN
2.1 Dispositions administratives
Établissement du procès-verbal avec émargement de la liste des présents et vérification des pouvoirs par un membre du CA et un tiers
Élection du(es) scrutateur(s) et du secrétaire de séance
2.2 Bilan de l’exercice 2014
Rapport moral annuel présenté par le président et le Conseil d’Administration
Bilan par le président
Bilan du site et du forum par les administrateurs
Bilan des évènements principaux (concours, publications, rencontres nationales)
Bilan sur les projets non encore aboutis
Organisation du webzine
Mamoru Kyotei Toshi
Rapport financier annuel présenté par la trésorière
Vote des bilans et du quitus
2.3 La Voix de Rokugan en 2015
Projets à venir – 2015
Refonte et charte du site
Recueil 4
Coupe de France
Conventions
Budget prévisionnel
Questions diverses
2.4 Administration
Démission des membres du Conseil d’Administration
Élection des membres du Conseil d'Administration 2015 par les membres 2014
Clôture de l’Assemblée générale et verre de l’amitié
Le Bureau 2015 sera désigné après l’assemblée générale par le nouveau Conseil d’Administration.
Si vous désirez qu'un point, non inscrit à l'ordre du jour, soit traité à l'AG et ainsi ajouté aux questions diverses, merci de le signaler avant le 4 décembre par mail au Conseil d’Administration
ca@voixrokugan.org.
Le CA se garde le droit de reformuler, de regrouper ou de rejeter les questions. En cas de rejet, il sera précisé le motif du rejet.
CANDIDATURES AU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Les membres désirant présenter leur candidature aux postes du Conseil d’Administration sont priés de se manifester avant le 5 décembre, par courriel au président ou par annonce publique sur le sujet dédié du forum.
Une liste des candidatures sera communiquée le 7 décembre à tous les adhérents, afin de permettre le vote. Nous rappelons qu'il est nécessaire d'être membre de l'association pour se présenter au conseil d'administration.
Si des candidats non annoncés se présentent lors de l'AG, le Conseil d’Administration se réserve la possibilité de soumettre ce vote à une consultation par correspondance de tous les adhérents dans les 10 jours suivant l’Assemblée Générale (jours pendant lesquels le CA reste tel qu’en 2014).
Les membres du Conseil d’Administration qui ne souhaitent pas se représenter sont priés de le faire savoir avant le 5 décembre par courriel au président. Après cette date, tout retrait sera considéré comme une démission.
Il est indispensable que les membres du Conseil d’Administration, les responsables de projets aient préparé un bilan écrit de leurs activités tout au long de cette année. S'il advenait qu'ils soient absents, les documents devront être envoyés à leur procurateur.
PRÉSENCE, PROCURATION ET VOTE PAR CORRESPONDANCE
Compte tenu de l'importance de l'Assemblée Générale, il est souhaitable que vous soyez présent(e). Dans le cas où vous ne pourriez pas assister à l'Assemblée Générale, nous vous proposons ci-joint une formule de vote par procuration. Vous serez ainsi représenté(e) par le membre de votre choix. Un même membre ne peut posséder plus de deux procurations, sauf dérogation accordée par le président sur demande expresse et justifiée.
Pratiquement :
Le 7 décembre, vous recevrez une liste de candidats au Conseil d’Administration ainsi qu’un bulletin de vote afin de vous permettre de vous prononcer par correspondance sur l’élection des membres du CA qui est le vote principal de l’AG.
Tout autre vote sera réglé en AG grâce aux procurations (votes des bilans et questions diverses si le cas se présente).
En espérant vous voir nombreux le 20 décembre prochain!
Rodolphe « Matsu Roro » Gouesbier
Emilie « Hida Koan » Neyers
Yannic « Kakita Inigin » Buty
Alexandre « Samarco no Oni » Samarco
Kévin « Irazetsu » Civy
ANNEXE 1/2 : DISPOSITIONS LÉGALES ET RÈGLEMENTAIRES
Tous les documents nécessaires à votre information (rapport du conseil sur les activités écoulées, compte d'exploitation générale, compte de pertes et profits, bilan, texte des résolutions proposées) sont tenus à votre disposition au siège social. Dans le cas où vous ne pourriez assister personnellement à l’AG du 21 décembre 2013, nous vous informons que vous avez la faculté de vous y faire représenter par un mandataire de votre choix (un autre membre de l’association muni d’un pouvoir régulier). Les résolutions proposées, ayant le caractère de décisions ordinaires, sont adoptées à la majorité simple des membres présents ou représentés. Nous vous rappelons enfin que tous les membres peuvent participer à l'assemblée générale.
ANNEXE 2/2 : PROCURATION
Je soussigné M./Mme __________________________ donne pouvoir à
M./Mme _______________ afin de me représenter à l'Assemblée Générale annuelle du 21/12/2013 de l'Association « La Voix de Rokugan », afin de délibérer et prendre part au vote en mes lieu et place sur les questions portées à l'ordre du jour.
Fait à ______________________
Le Mandant Le Mandataire
NOTA : possibilité d’envoyer la procuration par email avec en destinataires le président et le mandataire.
