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Message par Hida Koan » 02 déc. 2010, 20:40

Bonjour tout le monde

En parallèle des seules voies officielles (pour le moment le mail en terme de comm'), voilà un pe'tit sujet récap.

L'AG se tiendra à l'EPITA à partir du samedi 18/12/2010 14h00.

Pour le moment :
- envoi du premier mail de convoc le dimanche 21 novembre
- prochain mail le 6 décembre avec liste de candidats au CA et la confirmation de l'adresse
- mails de vote et procurations and co seront à envoyer avant le vendredi 17 décembre 22h00
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Re: AG 2010 - News, voie officelle

Message par Hida Koan » 02 déc. 2010, 20:45

Ce qu'on sait pour le moment :

- Iraz' démissionne du CA (et ne souhaite plus gérer le site)
- Yoshi' démissionne du CA
- Banshee démissionne du CA

- Nelim se représente au cA
- Hijiko se représente au CA
- Inigin se présente au CA
- Koan se représente au CA
- Sayuri se présente au CA
- Kyoko se présente au CA
- Ellyrion se présente au CA
- Samarco se présente au CA
- Roro se représente au CA
- JBeuh se présente au CA
- Matsu Aiko se présente au CA
- Doji Matsuura se représente au CA
- Akodo Hao se représente au CA
- Kenji se présente au CA
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Re: AG 2010 - News, voie officelle

Message par Hida Koan » 02 déc. 2010, 20:46

ORDRE DU JOUR

* Etablissement du procès verbal avec émargement de la liste des présents et vérification des pouvoirs par le secrétaire et un tiers
* Election du(es) scrutateur(s) et du secrétaire de séance
* Rapport moral annuel présenté par la présidente et le Conseil d’Administration
* Bilan par la présidente
* Bilan des activités régionales (rapports des taisa)
* Bilan du site et du forum par les administrateurs
* Bilan des évènements principaux (concours, tournois, rencontres nationales)
* Bilan sur les projets non encore aboutis
* Rapport financier annuel présenté par le trésorier
* Projets à venir – 2011
* Budget prévisionnel
* Votes des bilans
* Questions diverses
* Démissions des membres du Conseil d’Administration
* Election des membres du Conseil d'Administration
* Verre de l’amitié

Pour mettre des points à l'ordre du jour, comme signaler dans le mail, merci d'envoyer un mail synthétique justement.
Pour ce qui est du détails des différents points de l'ordre du jour, évidemment il ne s'agit pas de se regarder dans le blanc des yeux pendant 30 minutes en disant "Projets à venir, projets à venir" comme un mantra.

Un point sera fait ce WE pour essayer de détailler plus cet axe et de mettre un post récap ici même puisque ça à l'air d'en affoler certains ;)

En attendant pour les discussions informelles et autre brainstorming, il y a un sujet dédié, ce serait dommage de faire doublon.
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Re: AG 2010 - News, voie officelle

Message par Hida Koan » 11 déc. 2010, 13:33

SYNTHESE DES DISCUSSIONS A L'INSTANT T:

1// Coupe de France

a) Créer un thème en rapport avec la storyline officielle :
+ Se cadrer plus avec les actualités de L5A
- Ajouter un point au cahier des charges déjà complexe
- Validation nécessaire de la part d’AEG
- Beaucoup plus facile de faire un scénario intemporel

b) Créer un thème en rapport avec un « produit » de la Voix :

c) Laisser créer leurs persos aux joueurs :

+ Motiver les gens à participer à l’élaboration du projet
- Impossibilité de trouver un compromis entre joueurs (à minima 30 joueurs)
- Pas d’éléments de comparaisons pour le jury si les persos sont tous différents
- Pas de pied d’égalité pour les joueurs, tant au niveau carac de perso que de préparation pour incarner le perso
- Difficulté d’intégration de tous les concepts dans un même scénario

d) Faire de la pub dès le début du projet:
+ évident
- Il va falloir une structure comm’ qui dépote

e) Utiliser le scénario gagnant du concours pour la Coupe de France
+ Moins de boulot pour ceux qui prépare la coupe
- Perte d’intérêt du recueil
- Perte de « surprise » pour la coupe
- Conformité peu probable du scénario pour une forme « tournoi »
- Problème de timing

f) Récompenser le gagnant
+ Par une bannière dans la signature / cool mais peu d’impact
+ Par un tee shirt spécial / cool (attention aux tailles ;) )

g) Passer à un rythme bi-annuel
+ Moins de taf
- ? (que les gens « oublient » ?)


2// Recueil

a) Cf. Conclusions liées dans 1//Coupe de France


3// Concours de scénarios

a) Cf. Conclusions liées dans 1//Coupe de France

4// AG

a) Trouver une autre date pour l’AG
+ Non détaillé (et là comme ça je ne les vois pas)
- « Historiquement acté » (voir post de JBeuh du 02/12 à 19h34 pour rappel)
- date actuelle : proximité avec les fêtes de fin d'année (disponibilités, coût de déplacement)
+ date actuelle : année calendaire (pratique pour les bilans)

b) Donner la date au mois de septembre
+ Communication officielle plus carrée
+ Nouvelle proposition : faire figurer la date dans le règlement intérieur


5// Gestion site

a) Renforcer la vie « statique » du site
+ Elargir les droits de rédaction aux bénévoles
- Risque de disparition de contenu, etc. = SOLUTION : FORMATION

b) Gestion de la 4ème édition
+ Refonte des ADJ et autres téléchargements pour visuel conforme
- Travail titanesque

c) Espace adhérents et sondages
+ évident ;)
+ News : Forum crée, gestion des droits en cours (bref, c’est dans les rails)
+ Nouvelle proposition : communication adhérent mensuelle et communication ponctuelle si thème particulier soulevé sur le forum


6// Collaboration membres

a) Cf point 5//c)

b) Pointer les compétences de chacun
+ Avoir une idée précise des capacités à dispo
- Peut être rejeté par certains (« Pourquoi je ferais dans l’asso ce que je fais déjà à mon taf ? » « Si je veux faire un truc je le dis, j’ai pas besoin d’être fiché » etc.)

c) Faire des demandes pour la participation à chaque projet
+/- Nouvelle remarque : je veux bien tenter d’expliquer ce que j’ai vécu concernant ce point, c’est assez long, il faudra me rappeler de vous faire le pitch – c’est beaucoup plus complexe qu’il n’y parait


7// Développement des partenariats

a) Laisons avec des assos locales
+ pas besoin d’expliquer le positif
- Comment ? (renforcer la présence en conv’ c’est une idée géniale mais « comment avoir plus de participation ? » est toujours le nœud du problème)


8// Les 10 ans de la Voix

+ évident ;)
+ Proposition en cours d’Ellyrion (Cf. forum Organisations de Manifestations)
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Re: AG 2010 - News, voie officelle

Message par Hida Koan » 14 déc. 2010, 00:08

Missive impériale - A.G. 2010 - Relance Vote CA & Rappels divers

Bonjour,

Ce courriel pour vous rappeler que les votes par correspondance/mail concernant les élections du Conseil d'Administration sont à retourner avant le vendredi 17 décembre 14h00.

C'est une décision très importante et votre avis est primordial!

Afin de vous aider, vous pouvez lire le sous-forum Association : Voix de Rokugan / Discussions Générales, vous pourrez entre autres sujets y trouver les "professions de foi" des candidats, lien ici viewforum.php?f=10&start=0

Rappel : l’Assemblée Générale de la Voix de Rokugan se tiendra le samedi 18 décembre 2010 à 14h00 à l'adresse suivante :

EPITA
66 rue Guy Moquet
94800 VILLEJUIF
Metro ligne 7 : Villejuif-Paul Vaillant Couturier (Hopital Paul Brousse)
Bus ligne 131 : Institut Gustave Roussy, Place du 8 Mai 1945
Bus ligne 162 : Groupe Hospitalier Paul Brousse, Verdun-Grosmenil
Bus ligne 185 : Groupe Hospitalier Paul Brousse, Verdun-Grosmenil, Guy Moquet
Bus ligne 580 : Institut Gustave Roussy

Informations attendues par retour de mail à president@voixrokugan.org :
Confirmation de présence ou d'absence à l'AG
Confirmation de présence ou d'absence à la partie post-AG
Si vous ne venez pas :
Soit : envoyer un vote par correspondance pour le CA ET faire une procuration pour le reste des votes de l'AG (s'il y en a)
Soit : envoyer simplement une procuration en faveur d'une personne qui sera présente à l'AG, selon la procédure expliquée ci-dessous, qui sera valable pour le vote pour le CA et pour le reste des votes de l'AG (s'il y en a)

Rappel des Candidatures CA

Jean-Baptiste P / JBeuh
Thibault B / Mirumoto Hijiko
Yannic B / Kakita Inigin
Virginie S / Nelim
Rodolphe G / Matsu Roro
Sabine A / Kakita Kyoko
Nicolas L / Ellyrion
Christian A / Doji Matsuura
Stéphane R / Ashidaka Kenji
Alexandre S / Samarco no oni
Sandrine F / Doji Sayuri
Emilie N / Hida Koan
Laurence B / Matsu Aiko
Ahmed B / Akodo Hao
Rappel de la Procédure de Vote par correspondance
Le bulletin de vote (un fichier .rtf) est disponible en téléchargement à l’adresse suivante :
http://www.voixrokugan.org/nouvelle_voi ... ca2011.rtf

Si vous êtes dans l’impossibilité de le télécharger, merci de bien vouloir me le signaler, à president@voixrokugan.org, et je vous ferai parvenir le fichier.

Le bulletin ne doit pas comporter vos noms et prénoms mais nous devons savoir si vous avez voté :
Protocole EMAIL : envoyez le mail depuis l’adresse mail que vous avez déclaré lors de votre adhésion avec mention de vos noms et prénoms à president@voixrokugan.org et mettez le bulletin en pièce jointe. Vous recevrez une confirmation de réception par email (sinon merci de bien vouloir revenir vers moi)
Protocole COURRIER : envoyez l’enveloppe avec nom, prénom, adresse et signature sur une feuille volante et le bulletin sur une autre feuille. (Merci de m’appeler pour me signaler votre envoi : 06 62 64 56 00, je vous dirais si j’ai reçu) à l’adresse suivante :
Emilie NEYERS
9 chemin de la croix
77181 LE PIN
Procuration

N’oubliez pas également que vous pouvez déléguer vos pouvoirs en cas d’absence le jour J grâce à la forme suivante (envoyée du mandant, au mandataire ET à president@voixrokugan.org) :

Je soussigné M./Mme __________________________ donne pouvoir à
M./Mme _______________ afin de me représenter à l'Assemblée Générale annuelle du 18/12/2010 de l'association « La Voix de Rokugan », afin de délibérer et prendre part au vote en mes lieu et place sur les questions portées à l'ordre du jour.

Fait à ______________________
Le Mandant Le Mandataire

Partie post A.G.

Voilà !!! C’est tout pour l’aspect officiel des choses. J’attends vos votes.

Passons à la partie plus amusante : la préparation de la partie post AG est dans la dernière ligne droite. Ceux qui ont confirmé leurs présences ont reçu leurs fiches de persos. La partie commencera vers 19h00/20h00. Pour plus de renseignements, veuillez aller zieuter le post du forum qui mentionne la partie dans ORGANISATION DE MANIFESTATIONS / [AG 2010] soirée-enquête L5A : viewtopic.php?f=36&t=8452#p352418

Au revoir et à très bientôt,
Emilie 'Hida Koan' Neyers
Présidente de la Voix de Rokugan
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Re: AG 2010 - News, voie officelle

Message par Hida Koan » 19 déc. 2010, 18:21

Bonjour à tous!

Merci à tous pour cette Assemblée générale 2010 !

Merci aux adhérents pour leurs participations, merci aux candidats pour leurs motivations, merci à tous les présents pour cette belle journée.

L'Assemblée Générale s'est bien déroulée, moins tendue que ce à quoi on pouvait s'attendre. Les points été abordés sereinement, et des pistes ont été dégagées pour que le futur CA (qui prend ses fonctions entre maintenant et le premier janvier) puissent y réfléchir correctement, en tenant compte des remarques de tous.

Le compte-rendu d'AG suivra dans les prochains jours (le temps de relire, mettre ça en forme et en ligne, tout ça tout ça).

Les votes suivants ont eu lieu, avec un total de 33 votants (soit pile poil la moitié des adhérents, ce qui est pas si mal ^^) :
- vote bilan moral : OK
- vote bilan financier: OK
- vote CA *
- vote bureau (intra CA) *

Nouveau CA (détail dans le Compte-rendu):
JBeuh
Doji Matsuura
Ashidaka Kenji
Samarco No Oni
Matsu Roro
Ellyrion
Nelim
Mirumoto Hijiko
Matsu Aiko
Hida Koan

Nouveau bureau :
Trésorier : Matsu Roro
Président : Hida Koan

Voilà, voilà! Sur ce je vous laisse, je pars en déplacement pendant trois jours, je laisse le soin au CA de me suppléer pendant mon absence ;) ) (donc le bilan sera surement posté sur forum, sur le site d'ici quelques jours et la lettre aux adhérents quand je serai de retour)

Gros bisous et @ bientôt

Emilie 'Hida Koan' Neyers

EDIT : juste une info HS de l'AG : on met en place le forum adhérents, migration de sujets commencée ;)
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Re: AG 2010 - News, voie officelle

Message par Mirumoto Hijiko » 03 janv. 2011, 20:17

Avec un peu de retard, voici le compte-rendu de l'AG :)
compte-rendu de l'assemblée générale a écrit :Assemblée générale 2010

Compte-rendu de séance
Par Mirumoto Hijiko


Assemblée générale de la Voix de Rokugan, en date du 18/12/2010



Ouverture
Emargement
Etablissement du procès verbal avec émargement de la liste des présents et vérification des pouvoirs par le secrétaire et un tiers.
Membres présents :

- Hida Koan (Présidente)
- Matsu Roro (Trésorier)
- Mirumoto Hijiko (Secrétaire)
- Akodo Hao (CA)
- Banshee (CA)
- Irazetsu (CA)
- Isawa Yoshimitsu (CA)
- Nelim (CA)
- Samarco no Oni
- Shiba Irotori
- Ellyrion
- Kakita Inigin
- Matsu Aiko


Invités :
- Gaëtan (Antre Epita)
- Kakita Ben (Président d’Opale)
Membres représentés :

- Ashidaka Kenji (Inigin pour vote CA et autres)
- Doji Satori (Yoshimitsu pour vote autres)
- Fred Boutin (Koan pour vote autres)
- Gap (Yoshimitsu pour vote CA et autres)
- Hida Matsuura (Banshee pour vote CA et autres)
- Hervé Daire (Koan pour vote CA et autres)
- Iuchi Mushu (Aiko pour vote autres)
- JBeuh (Yoshimitsu pour vote CA et autres)
- Kojiro (Koan pour vote CA et autres)
- Shinjo Tanigawa (Koan pour vote CA et autres)
- Shosuro Akae (Koan pour vote autres)


Election du scrutateur et du secrétaire de séance

Scrutateur : Matsu Roro
Secrétaire de séance : Mirumoto Hijiko

Rapport moral annuel
Rapport moral annuel présenté par la présidente et le Conseil d’Administration.

Bilan par la présidente
Adhérents :
Nous avons 66 adhérents en 2010.
33 adhérents participent à l’assemblée générale :
- 13 présents ;
- 13 votants par mail ;
- 7 votants par procuration.

Communication :
L’association a connu différents problèmes de communication cette année. Nous avons relevé les points suivants :
- Pas de lettre ou de mail aux adhérents ce qui implique une mauvaise visibilité sur les actions de l’association. Proposition : faire une lettre bimestrielle aux adhérents.
- Mauvaise communication dans le sens adhérents  CA : nous remarquons que l’adresse mail du CA n’est pas utilisée pour contacter l’association. Proposition : copier l’adresse mail du CA dans tout mail aux adhérents.
- Un seule personne chargée de la communication n’est pas suffisant. Proposition : il faut une équipe ou un responsable pour chaque forum avec lequel l’association communique, et de préférence une personne qui fréquente ledit forum.

Bilan des activités régionales (rapports des taisa)
Nota : Samarco no Oni est disponible pour se déplacer en région ponctuellement.
Concernant le poste de Taisa : il faudrait formaliser aux Taisa leurs fonctions et leurs pouvoirs.
Rapport du taisa de Normandie :
Rapport de Kakita Kyoko, posté sur le forum.

Situation en Normandie :
- 2 régions administratives, 5 départements,
- Région enclavée, en particulier la Basse-Normandie
- Peu d'autoroutes ; liaisons ferroviaires hasardeuses et souvent extrêmement longues ; pas de système de RER pour relier les villes limitrophes (le TER n'est malheureusement pas comparable).
- Une seule solution pour se déplacer : la voiture, ce qui augmente fortement les coûts de transport,
- 8 clubs dont 5 en Haute-Normandie,
- 1 taisa, aucun chui depuis le départ de Shinkage. Kyoko a loupé la première convention organisée par le club du Havre parce qu’elle n’était pas disponible.  Besoin d'environ 3 personnes pour assurer l’ensemble des conventions de la région.

Les conventions connues :
- Caen, Rouen, Le Havre,
- festival médiéval bi-annuel Cidre & Dragons pendant lequel l'association de Caen fait jouer,
- une foultitude de festivals médiévaux pendant lesquels il serait sans doute possible d'intervenir (il faudrait passer par les clubs pour cela).

La région et la Voix :
En fait, les gens rencontrés en convention et lors des différentes manifestations ne connaissent pour la plupart pas l'association. Quand ils la connaissent, ils sont au mieux consommateurs des documents en téléchargement et ils s'en foutent, au pire ils se montrent particulièrement réservés à propos des débats qui ont lieu sur le forum. Pour simplifier, ils ont le sentiment d'être stupides face à certains puits de science et aux avis tranchés qui sont émis, et souvent la trouille d'être jugés s'ils y prennent la parole.

Il est difficile quand on est seul au milieu d'une convention de discuter et d'expliquer, de présenter les choses autrement et de faire changer d'avis des gens quand on doit mener une ou plusieurs parties. On peut parfois trouver des MJ de dépannage lors de manifestations particulières mais ils ne font pas partie de l'association, ne désirent pas en faire partie et ne sont là que parce qu'ils ont accepté de rendre service au taisa.

Les joueurs de L5R ici font quelques parties de temps de temps (pas de difficulté à remplir les tables), s'intéressent aux nouvelles éditions et se tiennent au courant des sorties mais ne sont pas suffisamment fans du jeu pour se décider à faire partie de la Voix ou s'investir plus avant dans une structure qui ne se consacre qu'à un seul jeu. Et sans appui supplémentaire, je ne peux faire ni pédagogie ni prospection efficace. Je pense que les choses pourraient changer si on était un peu plus que moi toute seule mais à part JBeuh, le nombre d'adhérents de la Voix prêt à bouger ici est nul.

Rapport du taisa de l’Est :
Rapport de Doji Sayuri pas encore arrivé.

Rapport de l’activité parisienne :
- Rencontres Rôlistes de l’X en mars 2010 (91) : un intervenant.
- Descartes en Jeux 3 (77) : trois intervenants.
- Rencontre Annuelle (77) - Play-test d’un jeu de plateau L5R par Hiruma Kiwi.

Rapport de l’activité autre :
Orc’idées (Suissse) avec les bi-classés SDENIEN

Bilan du site et du forum
Rapport par Irazetzsu. Deux gestions dissociées : site et forum.
L’hébergement coûte 36€/an, avec un nombre de bases de données illimité (2 Go).

Rapport sur l’administration du forum de la Voix de Rokugan
Le forum utilise PHPBB en version 3.0.7-PL1.
La mise à jour vers la version 3.x a été effectuée par Tetsuo et Irazetsu fin 2009. Depuis, le forum est régulièrement mis à jour.
L’administrateur du forum en 2011 devra passer la mise à jour 3.0.8 qui est sortie fin novembre en français.

Administration du forum
L’administrateur du forum a accès à tous les forums et peut lire éditer et supprimer tous les posts qu’ils soient dans les parties publiques ou réservées à certains groupes.
Il ne peut pas lire les MP.

Rapport sur l’administration du site VoixRokugan.org
Irazetsu assure la fonction de webmaster depuis 2006. Il avait à l’époque l’envie de dynamiser le site de la voix en faisant évoluer la plateforme vers quelque chose de plus facile à administrer. C’était également l’occasion d’afficher le logo de l’association sur le site. Il a donc conçu une charte graphique qui soit un mix entre l’ancien site, le nouveau logo et la 3ème édition du jeu de rôle qui sortait en français à cette époque.

Système
Le site utilise le CMS Joomla en version 1.0.15 Stable FR.

Mise à jour
Cette version est un peu datée, et il est conseillé de passer en version 1.5 de Joomla l’année prochaine. Cette mise à jour n’a pas été effectuée jusqu’à présent parce qu’il n’existait pas d’installation automatisée. C’est désormais le cas.

http://docs.joomla.org/Migrating_from_1 ... 1.5_Stable

La structure technique est véritablement différente entre les 2 versions de Joomla, le CMS a été entièrement ré-écrit entre ces 2 versions, il ne s’agit pas d’un simple copier/coller de fichiers.

La version 1.6 de Joomla sortira bientôt. Il vaut mieux passer le site en version 1.5 avant.

Module FranceMap, carte de France des Adhérents
Jusqu’à présent, nous utilisions le script FranceMap pour afficher la carte de France des Adhérents, je pense qu’il est préférable d’utiliser le composant gratuit Joomla GMapFP. Plus performant et plus facile à administrer. Il permettra de localiser membres, association et/ou magasins partenaires sur une même carte avec beaucoup plus de précision et de facilité que ne le permet FranceMap.

Actuellement, seul un administrateur de la base de données peut mettre à jour France Map
Avec le composant GMapFP, tout se fait depuis l’interface d’administration du site joomla, il est même possible d’offrir la possibilité aux visiteurs d’enregistrer des adresses sur la carte.
Lien entre le site et le forum, bridge joomla-phpbb

A l’époque de la mise en place de joomla il avait été évoqué la possibilité de lier directement le site et le forum. Finalement ça n’a pas été le cas pour les raisons suivantes :
- Le « Bridge » n’était pas stable techniquement. Certaines pages auraient cessé de fonctionner (popup et MP)
- Il y avait un risque de perte de données (comptes utilisateurs, messages)
- Il n’était pas possible d’avoir une gestion des droits différente sur le site et le forum
- Cela impliquait d’offrir un compte à tous les utilisateurs du forum et nous empêchait d’offrir un espace privilégié sur le site aux membres officiels de l’association. (Les comptes utilisateurs étant liés, il n’était pas possible d’avoir une gestion de droits différente entre site et forum). Or l’association a toujours souhaité jusqu’à présent laisser garder ses distances par rapport au forum, et garder deux systèmes de fonctionnements séparés.
- Cela impliquait de changer la façon de s’enregistrer et de s’authentifier sur le site
- Authentification par le site uniquement une fois le bridge en place.

Il est possible qu’il existe depuis un bridge stable compatible avec la version 1.5 de joomla.

Changement de la charte graphique site, style 4ème édition
Aucun graphiste ne s’est proposé jusqu’à présent pour offrir un lifting au site/forum.
Tant que le site et le forum ne sont pas liés, une telle migration oblige à 2 intégrations graphiques (une pour le site, une pour le forum).

Dans tous les cas, il faudra décliner cette charte graphique pour les envois d’emails au format HTML (missives impériales).

Etendre les droits d’accès en modification du site
Cela a déjà été tenté par le passé et ce fut un échec.
Joomla est un outil puissant et polyvalent, mais sa polyvalence est son principal défaut.
Le CMS propose de nombreuses façons d’atteindre un résultat unique. Si on donne le contrôle à 2 utilisateurs, on peut être sûr qu’ils atteindront un résultat visuel quasiment identique en utilisant des méthodes radicalement différentes. Cela n’est pas dérangeant sur le moment mais cela pose un véritable problème lorsque l’on souhaite mettre à jour le site.
Qui avait effectué la mise à jour ? Comment s’y était-il pris ? Est-ce que je peux utiliser sa méthode ou est-ce que j’utilise la mienne « qui est mieux » ?
Avant d’ouvrir les vannes du site, prévoir une formation des « éditeurs », et même une méthodologie pour les mises à jour.

Listes de diffusion
Les listes de diffusions ca@voixrokugan.org, bureau@voixrokugan.org, etc. sont administrées depuis l’hébergement. De même pour les adresses concoursX@voixrokugan.org.
L’hébergeur actuel est ophos.com, je donnerai au prochain bureau les identifiants de connexion et de gestion de l’hébergement. A eux de les transmettre au webmaster chargé d’administrer le site.

Mailings au format HTML
Nous utilisions l’interface « Mass Mailing » de Joomla pour envoyer les mails. Cela implique qu’il faut l’assistance d’un webmaster pour envoyer un mailing au format HTML (avec la belle mise en forme des mailings). Dans le cas contraire, les mails massifs pourront uniquement être envoyés au format texte. Nous utilisions les modèles dreamweaver pour réaliser les mailings de type « missive impériale ».
Il existe des composants joomla permettant de faciliter l’envoi d’emails mis en forme, mais aucun de ceux que j’avais essayé à l’époque, ne s’est révélé efficace.
Droits d’administrations
La gestion des droits de Joomla est telle qu’un utilisateur doit être Super Administrateur pour pouvoir modifier la structure du site et effectuer la plupart des opérations de maintenance. Un super administrateur a accès à tout le site, et a le droit de tout modifier sur le site. Il sera donc impossible d’empêcher à l’administrateur d’accéder aux données réservées des membres (à l’exception du mot de passe). Un administrateur aura des droits étendus sur le site, même s’il n’est pas membre de l’association. Il n’est pas possible de faire autrement.
Il existe différents niveaux de droits d’administration de Joomla, certains utilisateurs ne peuvent qu’ajouter du contenu, tandis que d’autres peuvent le modifier le mettre en ligne, et surtout le valider pour qu’il s’affiche en ligne. Pour plus d’information, reportez-vous à la documentation Joomla.
L’administrateur du site sera par extension administrateur de la base de données. Via l’interface de gestion de la base de données (phpmyadmin) il aura accès à toutes les données du site et du forum. Y compris les données privées, et à l’exception des mots de passe qui sont cryptés dans joomla comme dans phpbb.
Choisissez quelqu’un de confiance, et demandez-lui d’effectuer des sauvegardes régulièrement (des bases de données du site ET du forum).

Bilan des évènements principaux

Concours de scénarios
Nous avons eu 7 scénarios primés. Avec 8 participations pour 6 auteurs, c’est en baisse par rapport à 2009 et par rapport à 2008. Plusieurs explications avancées :
- Les auteurs récurrents sont partis sur autre chose
- Proposition de ne pas faire de concours en 2011.

La disposition responsable concours / responsable jury fonctionne bien (palliatif en cas de souci de l’un ou l’autre). Ce modèle est à continuer sur les autres projets.

Remarque sur la constitution du jury : c’est le président qui propose et le CA qui décide. Si des adhérents veulent y participer, il faut qu’ils se manifestent. L’association propose de faire un message dans ce sens.

Recueil
Le recueil 2009 est en cours, mais il n’y a quasiment pas de dessin. Il faut poster tous les dessins des anciens recueils dans la galerie du site. Irotori souhaite être responsable de cette galerie.
Afin de palier au retard et au manque de scénario du concours 2010, nous proposons de faire un doublon avec le recueil du concours 2010, le prochain recueil sera donc plus gros (16 scénarios).

Anciens recueils :
- Proposer les anciens recueils sous forme de goodies : clé USB (~6€). A étudier.
- La vente des anciens recueils en PDF est fortement déconseillée.

Rencontre Annuelle (77)
Cette année, la rencontre a souffert du mauvais temps, ce qui fait qu’on a passé beaucoup de temps à jouer à des jeux de société.
Pour les années suivantes, les critères les plus importants pour choisir le lieu de la rencontre annuelle sont (par ordre décroissant) :
- la faisabilité, c’est-à-dire le fait que la rencontre ait lieu ;
- la convivialité ;
- le prix ;
- les facilités d’accès (train, transports en commun)

Pour l’année prochaine, on peut partir sur les trois idées de projet suivantes :
- Normandie ;
- Toulouse ;
- Limousin (Yoshimitsu).

Vote du bilan moral
Bilan moral approuvé à l’unanimité.

Rapport financier annuel
Rapport présenté par le trésorier.

Solde des comptes 2009 = 1743,19€.
Solde des comptes 2010 = 3819,16€.

Ces bons chiffres s’expliquent parce que nous n’avons pas fait de recueil (~2000€) et par les bonnes ventes du 3ème recueil.

66 adhésions =396€, -5% par rapport à 2009.
Forum trésorerie à utiliser sans modération par le trésorier (meilleure visibilité d’une année à l’autre).
Budget prévisionnel
- Recueil
- T-shirts
- Goodies
- Sunda Mizu Mura (souscriptions à venir)
- Idées : mécénat.
- Coupe de France
- Affiches et flyers (asso, Coupe de France, Recueil, Sunda)

Vote du bilan financier
Bilan financier approuvé à l’unanimité.

Projets à venir – 2011
Recueil
C’est la priorité pour 2011. l’association propose un Bi-Recueil 2010-2011 avec éventuellement mettre un encart d’adaptation pour la 4ème édition.

Ashidaka Kenji, Kakita Inigin sont volontaires pour la relecture. Il faut un chef relecteur pour standardiser la relecture. Koan est volontaire pour la mise en page.

Concours de scénario
Avis défavorable suite à la pénurie de candidatures et au fait que le recueil 2009 n’est pas terminé.

Activités périodiques
Pour plus d’impact, l’association propose de grouper les activités sur une journée. Ainsi, la matinée pourrait être consacrée à une sortie culturelle, l’après-midi à une activité périodique et le soir à une partie de JDR.

Activités envisagées :
- Sous forme de mini-concours (clans/mois, PNJ) ;
- IRL ;
- DFF ;
- soirée-enquête à la Rencontre Annuelle ;
- Mettre en place le module de commentaires des scénarios dans la section Adhérents / Téléchargement.

Dix ans de la Voix de Rokugan
En 2011, la Voix de Rokugan fêtera ses dix ans d’existence. A cette occasion, l’association propose de monter un projet qui s’étalera sur toute l’année. Ellyrion se propose pour piloter le projet. Le but est de proposer des concours courts.

Voir le sujet dédié sur le forum Organisation de Manifestations.

Webzine
Afin de relancer le webzine, l’association se propose de découper le webzine en plusieurs parties.
1. parution de l’article
2. parution du scénario (récupérer des anciens articles / scénarios)
3. parution de l’activité liée au webzine

Coupe de France
Ashidaka Kenji se propose pour mener le projet. Il dispose d’une équipe complète et rôdée. Le site disponible et l’impression des scénarios est facilitée par un contact local. Il manque des dessinateurs et les contacts AEG / Edge.

A l’instar du concours de scénarios, il y a nécessité d’avoir un responsable communication externe/interne. Le règlement et modalités sur la compétition sont à définir.

Une idée a été envisagée : la possibilité de se coordonner avec le projet Sunda Mizu Mura.

Edition de nouvelles
Ce projet d’édition est pilotée par Aiko et Mushu. Actuellement, une trentaine d’éditeurs ont été contactés, mais il n’y a pas de réponse positive pour l’instant. Si ça ne marche pas, on se tournera vers l’auto-édition (souscriptions).

Ce projet est autonome, mais pourrait bénéficier du soutien de communication de l’association. Attention à l’aspect légal par rapport à AEG / Edge.

Communication
Afin d’améliorer la communication entre adhérents, l’association propose plusieurs actions :
- utiliser un Forum Adhérents. Le forum est déjà créé, il faut un modérateur ;
- créer un Brainstorming par projet sur le forum ;
- remettre en place la lettre aux adhérents (liste à jour). Faire la diffusion couleur avec les adhérents ;
- organiser des réunions d’informations régulières entre le CA et les chefs de projets ;
- cibler les compétences des membres.

Questions diverses
La Fondation du bénévolat propose une assurance gratuite. Peut-on se renseigner au cas où on en est besoin pour nos activités ?

L’association Opale propose de créer un village rôlistique lors du prochain Monde du Jeu. Le projet n’est actuellement qu’à l’état de brainstorming, mais est-ce que la Voix de Rokugan participera ?

Conseil d’administration
Démissions des membres du Conseil d’Administration
Tous les membres du Conseil d’Administration 2010 démissionnent. Yoshimitsu, Banshee et Kévin ne se représentent pas.

Élection des membres du Conseil d'Administration
Les votes des adhérents se sont répartis comme suit :

Nom Oui Non Absention
JBeuh 24 3 5
Hijiko 24 4 4
Inigin 14 10 8
Nelim 22 3 7
Roro 29 2 1
Kyoko 13 7 12
Ellyrion 22 1 9
Matsuura 24 3 5
Kenji 22 4 6
Samarco no Oni 15 8 9
Sayuri 5 14 13
Koan 31 1 0
Aiko 28 1 3
Hao 7 12 13

En conséquence, le Conseil d’Administration 2011 est composée des personnes suivantes :

- JBeuh ;
- Hijiko ;
- Nelim ;
- Roro ;
- Ellyrion ;
- Matsuura ;
- Kenji ;
- Samarco no Oni ;
- Koan ;
- Aiko ;


Élection du bureau
Roro est élu trésorier (9 pour, 1 abstention).
Koan est élue présidente (9 pour, 1 abstention).
Excuse-moi de pratiquer un héroïsme raisonné, cohérent et responsable. Moderne en somme.
- Féréüs le Fléau


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Re: News, voie officelle

Message par Hida Koan » 09 déc. 2011, 02:07

Bonjour à tous,

Veuillez-trouver ci après la liste des candidats au CA pour 2012 :
- Ellyrion
- Hida Koan
- Kakita Inigin
- Matsu Aiko
- Samarco No Oni

Les "professions de foi" seront postées dans les jours prochains sûrement (en une fois ou plusieurs!)
Les formats de vote seront envoyés vendredi 9/12
Les votes seront possibles jusqu'au vendredi 16/12 à 23h59

Voilà, voilà! @ bientôt
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Re: News, voie officelle

Message par Hida Koan » 14 janv. 2012, 20:11

Vous trouverez ci-après le lien vers le compte rendu détaillé de l'Assemblée Générale du 17 décembre 2011

En voici un extrait (texte brut), mais je vous assure il serait dommage de rater le pdf mis en page :koan:

Ordre du jour
  • Établissement du procès verbal avec émargement de la liste des présents et vérification des pouvoirs par un membre du CA et un tiers
  • Élection du(es) scrutateur(s) et du secrétaire de séance
  • Rapport moral annuel présenté par la présidente et le Conseil d’Administration
    • Bilan par la présidente
    • Bilan des activités régionales
    • Bilan du site et du forum par les administrateurs
    • Bilan des évènements principaux (concours, tournois, rencontres nationales)
    • Bilan sur les projets non encore aboutis
  • Rapport financier annuel présenté par le trésorier
  • Projets à venir – 2012
  • Budget prévisionnel
  • Vote des bilans
  • Questions diverses
  • Démission des membres du Conseil d’Administration
  • Élection des membres du Conseil d'Administration
  • Verre de l’amitié
Bilan de l’activité
  • Coupe de France : le projet devra être repensé complètement en 2012.
  • Rencontre Annuelle : une belle semaine en Normandie au mois d'août
  • Activité régionale : rencontres en région parisienne
  • Conventions : Elfic (stand, maîtrise), Orc’idée (stand), RRX (maîtrise)
  • Living Rokugan : Un état des lieux est à faire.
  • Webzine : Réflexions sur le changement de format à mener.
  • Sunda Mizu Mura : La Voix financera Sunda en 2012. Nous tirons une nouvelle fois notre chapeau à tous les acteurs de ce formidable projet ! Pour un avant goût, regardez les surprises dans le compte-rendu...
  • Recueil de scénario : Work In Progress
  • Concours : Sixième concours en 2012
  • Assemblée Générale et partie post AG
Élections
  • CA : Ellyrion, Hida Koan, Kakita Inigin, Matsu Aiko, Samarco no Oni
  • Bureau : Kakita Inigin / président et Hida Koan / trésorière
Bienvenue à Taka Okazu...
Ou comment vous donnez un avant-goût de la partie post-AG (bientôt disponible en téléchargement)

Conflits d'intérêts, enjeux matrimoniaux, meutres crapuleux et opérations clandestines...
Les nobles du village et leurs principaux alliés heimin sont rassemblés pour l’hiver, alternant les fêtes de famille, les diners officiels, les cérémonies religieuses privées comme publiques et les rencontres artistiques ou littéraires, dans tout le quartier noble.
A vous de mettre le nez dans ces cabales shakespearienne et de savoir tirer votre épingle du jeu.
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